Sponsoring gewinnt auch in der Messebranche immer mehr an Bedeutung und man kann sich eine Messe ohne Sponsoren heutzutage kaum noch vorstellen. Während ihre Investition für die Veranstalter eine wichtige Einnahmequelle darstellt erhoffen sich Sponsoren von ihrem Engagement eine Steigerung der Bekanntheit, erhöhte Verkaufszahlen oder eine Imageverbesserung. Demzufolge ist Sponsoring keine Spende sondern stets ein Geschäft, von welchem sich beide Seiten einen Gewinn erwarten. Es ist daher unerlässlich zu wissen, wie man Sponsoren davon überzeugt, dass sich die Investition in Deine Messe lohnt. Die folgenden 6 Tipps werden Dir dabei helfen, Sponsoren von Deiner Messe zu überzeugen und so die Vorbereitung und Finanzierung Deiner Veranstaltung vereinfachen.
1. Der richtige Zeitpunkt
Es ist wichtig zu wissen, wann man mit der Ansprache der Sponsoren beginnen sollte. Wartet man zu lange, ist das Budget der Unternehmen eventuell bereits verplant. In der Regel legen Unternehmen einmal jährlich ihr Budget fest. Die Planungsphase läuft zwischen November und Januar, sodass die optimale Zeit der Erstansprache im November liegt. Ein Angebot bzw. die Verhandlung kann selbstverständlich zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.
2. Der richtige Ansprechpartner
Neben dem Zeitpunkt ist auch die richtige Ansprechperson eine entscheidende Komponente. Gerade bei großen Firmen kann der falsche Kontakt dazu führen, dass Deine Anfrage im Nichts verläuft und nie weitergeleitet wird. Solltest Du dennoch bei dem falschen Ansprechpartner landen, identifiziere direkt bei dem ersten Kontakt den Entscheider (Name, Position, Telefonnummer und E-Mail). Ziel sollte es immer sein ein Telefontermin zu vereinbaren, um dem Ansprechpartner persönlich von der Messe überzeugen zu können. Zum Einen baust Du damit ein persönliches Verhältnis zum potenziellen Sponsor auf, zum Anderen fällt es den meisten Personen schwerer „Nein“ zu sagen.
3. Informiere Dich über das Unternehmen
Finde vor dem persönlichen Kontakt so viel wie möglich über das Unternehmen heraus. Quellen wie die Firmenwebsite, Social Media Kanäle oder Xing und LinkedIn bereiten dich optimal auf das Gespräch vor. Aktuelle Themen rund um das Unternehmen sowie neue Produkte können ein guter Aufhänger für den Pitch sein und für einen positiven ersten Eindruck sorgen. Um sich im Schriftverkehr von Mitbewerbern abzuhaben kann es auch von Vorteil sein, die Nachrichten und Dateien, die versendet werden an die Corporate Identity des Sponsoren anzupassen. Ob es das Logo des Partners ist oder dessen Farben – Du wirst definitv aus der Masse heraus stechen.
4.Individualisiere Dein Angebot
Vorgefertigten Sponsoringpakete à la Gold, Silber und Bronze sind heutzutage nicht mehr zeitgemäß. Stattdessen kannst Du deine Sponsoren überzeugen indem Du ihnen individuell auf ihre Interessen zugeschnittenen Angebote präsentierst. Nicht alle Sponsoren sind gleich und haben die gleichen Wünsche und Ziele. Während einem kleinen Unternehmen beispielsweise die Präsenz auf Flyern, Plakaten und sozialen Netzwerk genug sein kann, da sie lediglich ihre Bekanntheit steigern wollen, wird ein großes Unternehmen davon nicht begeistert sein. Alle Informationen, die Du im vorherigen Schritt gesammelt hast, können Dir nun also dabei helfen das Angebot an den Sponsor anzupassen und so bei Deinem potentiellen Partner zu punkten.
5. Kenne Deine Teilnehmer
Ein weiteres Ziel von Sponsoren kann es sein, durch ein Sponsoring eine neue Zielgruppe zu erreichen oder neue Märkte zu erschließen. Überzeuge Deine Sponsoren, indem du ihnen aufzeigst, wie Deine Messeteilnehmer für sie interessant sein können. Wie bereits erwähnt geht es auch hier darum, sich von der Masse abzuheben. Während andere Veranstalter nur Teilnehmerzahlen liefern kannst Du mit detaillierteren Informationen punkten, wenn Du z.B. Dein Anmeldeformular erweiterst. Liefere Deinen Sponsoren so wichtige Informationen über die Zielgruppe, die sie erreichen können, wie z.B.:
- Ort
- Geschlecht
- Einkommen
- durchschnittliches Alter
- Interessen
- Hobbies
Deiner Kreativität sind hier natürlich keine Grenzen gesetzt. Alles was Du erfragen kannst, kann für Deine Sponsoren interessant sein, da sie so erfahren, ob Deine Teilnehmer ihrer Zielgruppe entsprechen.
6. Präsentiere Deinen Sponsoren ihren ROI
Wie anfangs erwähnt ist ein Sponsoring ein Geschäft, von dem beide Seiten profitieren möchten. Deinem Sponsoren wird es daher nicht genügen, wenn Du ihm nach der Messe die Teilnehmerzahlen nennst, da er die in Dich getätigte Investition auch in seinem Unternehmen rechtfertigen muss. Überzeuge ihn davon, länger mit dir zusammen zu arbeiten, indem Du ihm detaillierte Auswertungen lieferst. Eine moderne Möglichkeit, um Sponsoren ohne großen Mehraufwand über ihren ROI zu informieren ist die digitale Messetasche von Fanomena Events, die es ermöglicht jegliche Interaktionen der Besucher mit dem Content des Sponsoren zu erfassen und auszuwerten.
