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So steigerst Du die Teilnehmerzahl Deiner Messe und Ausstellung

10 Tipps und hinweise, wie du die Reichweite deiner messe steigerst

Der Termin steht fest, Aussteller und Sponsoren sind mit an Bord und Location ist gebucht. Jetzt stehen Messeorganisatoren vor der Herausforderung die den Partnern und Sponsoren versprochene Teilnehmeranzahl zu generieren. Diese Kennzahl ist ein großer Einflussfaktor auf die Zufriedenheit der Beteiligten (Sponsoren und Partner), auf den generellen Erfolg der Messe und damit auch auf das erneute Stattfinden der Messe.

 

Die Reichweite einer Messe stellt dabei einen wichtigen Indikator dar. Je mehr Personen von der Messe erfahren, desto mehr Teilnehmer können generiert werden. Effektiv zu werben und seine Messe bekannt zu machen, ist oftmals schwieriger als Messeveranstalter es sich vorgestellt haben.

 

In erster Linie gehen Veranstalter ihren bereits bekannten Kundenstamm an und denken, dies würde ausreichen. Hierbei liegt die Herausforderung darin, immer wieder einen Mehrwert für den Interessenten zu liefern. Wieso sollte dieser auch im aktuellen Jahr zur Messe gehen?

 

Das dürfte zum Einstieg der Messekommunikation noch machbar sein. Doch wie schaffen es Organisatoren neue Teilnehmer zu identifizieren, zu erreichen, anzusprechen und zu überzeugen?

auf diese punkte solltest du achten, um Teilnehmer für deine Messe zu gewinnen

1. Fange früh genug an zu werben

Fange nicht zu spät an die Leute auf Deine Messe hinzuweisen. Denke daran, dass potentielle Teilnehmer womöglich einen vollen Terminkalender haben. Die erste Kommunikation sollte erfolgen, sobald der Termin sowie die Location feststehen. Um Personen von Messen, Ausstellungen oder generell Produkten zu überzeugen, benötigt es mehrere Touchpoints über unterschiedliche Kanäle.

 

2. Erstelle und nutze ein Marketing Konzept

Eine gezielte und strukturierte Kommunikation ist sehr viel erfolgsversprechender als eine Massenkommunikation über alle Kanäle hinweg. Oft wird die Messewerbung soweit ausgereizt, dass gleiche Werbetexte mehrmals in den gleichen Kanälen auftauchen. Der Mensch will individuell angesprochen und auch verstanden werden. Erstelle daher immer einen Redaktions- sowie Kommunikationsplan und teste unterschiedliche Nutzenargumente.

In diesem Fall ist es enorm wichtig, die Kommunkation nachverfolgen zu können. Erst dann lassen sich Marketingmaßnahmen bewerten und für die Zukunft anpassen oder ausweiten.

 

3. Kommuniziere über eine professionelle Website

Ist der potentielle Teilnehmer tatsächlich an der Messe interessiert, möchte dieser weitere Informationen erhalten. Leite ihn auf Deine Website weiter und stelle ihm die wichtigsten Informationen auf einem Blick zur Verfügung.

Auf der Website sollten folgende Angaben nicht fehlen:

– Ort, Datum, Zeiten sowie Thema der Messe

– Eintrittspreise

– Messeprogramm und Highlights

– Ausstellerforum, inkl. Hallenplan

– Sponsorenauflistung sowie Links zu deren Websites

– Ansprechpartner, inkl. Kontaktdaten

Wichtig ist auch eine strukturierte Website, die alle Punkte beinhaltet. Im schlimmsten Fall springt der Besucher ab, wenn er nicht die für ihn wichtigen Informationen auf Anhieb findet.

 

4. Bewerbe Deine Messe im Newsletter und Deinem Blog

Nutze die beiden Kommunikationskanäle, um Deine Messe und Ausstellung zu bewerben. Halte Deine Zielgruppe stetig auf dem laufenden und informiere sie über neue Aussteller, Speaker und Highlights. Biete dem Leser immer wieder die Möglichkeit sich Karten zu kaufen oder sich näher mit der Messe zu befassen.

 

5. Lade Deine potentiellen Teilnehmer per E-Mail ein

Überzeuge Deine Interessenten auch durch persönliche und gezielte Einladungen per E-Mail. Anders als bei Massen E-Mails wie dem Newsletter, sprichst Du hier die Personen individuell an.

Beachte die folgenden Punkte, um eine hohe Conversion Rate zu erhalten.

 

  • – Aussagekräftiger Betreff mit klarem Mehrwert
  • – Pre-header mit weiteren wichtigen Informationen, wie Datum oder Messeort
  • – Persönliche Ansprache in der E-Mail
  • – Highlight der Messe als Core Message nutzen (z.B. Themenhallen mit vielen Interaktions-möglichkeiten für Besucher)
  • – Ein klarer Call-to-Action mit nur einem Ziellink
  • – Nutzung des Verknappungsprinzips (z.B. 10% Rabatt in den nächsten 24h)
  • – Vertrauen schaffen durch einen persönlichen Ansprechpartner
  •  

6. Setze auf Referral Marketing

Wenn eine gewisse Masse erreicht werden muss, bist Du meist auf Hilfe angewiesen. Versuche Fürsprecher sowie Werbepartner zu finden, die sowohl Deine Messe mitbewerben, die jedoch auch einen Markt bedienen, der Deiner Zielgruppe entspricht. Hier heißt es einen Mix aus Klasse und Masse zu kreieren.

 

7. Nutze Deine Social Media Kanäle sinnvoll

Überlege Dir in welchen sozialen Netzwerken sich Dein Zielpublikum aufhällt. Wenn es eine Business Messe ist, werden Teilnehmer unter anderem auch auf Xing und LinkedIn erreichbar sein. Die Erfahrung hat jedoch gezeigt, dass die größte Masse an Interessenten auf Facebook zu finden sind.

 

Gerade bei Verbrauchermessen läuft die Kommunikation meist über Facebook. Hier sollte auch die Uhrzeit beachtet werden. Berufstätige Personen nutzen Facebook meist direkt nach dem Aufstehen oder erst nach der Arbeit. Die Zeiten zwischen 6:00-8:00 Uhr und 18:00-23:00 Uhr sind für Werbemaßnahmen besonders gut geeignet und zu empfehlen.

 

Achte darauf eine Facebook Veranstaltung zu erstellen. Dies vereinfacht das streuen der Inhalte und gibt Deinen Partnern nochmal die Möglichkeit aktiv für Deine Messe zu werben. Wie bereits angedeutet ist nichts wichtiger als die digitale Reichweite, um Teilnehmer zu akquirieren.

 

8. Trage Dich in Online-Veranstaltungskalender ein

Sorge dafür, dass Dich Interessenten finden können. Trage Deine Messe in die Kalendern der Städte ein, um bei Interessenten wichtige Touchpoints zu setzen und in das Bewusstsein des Interessenten zu gelangen. Beachte jedoch auch hier, dass die Masse nicht zwangsweise eine höhere Besucheranzahl gerantiert. Achte darauf, welche Event-Kalender Du Dir aussuchst, um genau Deine Zielgruppe anzusprechen.

 

9. Nutze die Marke Deiner Sponsoren

Wenn Du den richtigen Sponsor hast, der Deine Messe thematisch perfekt repräsentiert, nutze ihn und seine Markenbekanntheit. Lasse ihn umgekehrt auch Deine Messe mitbewerben und profitiere von seiner Kontaktbasis. So entstehen Spill-over Effekte, die beiden Parteien zu Gute kommen.

 

10. Sei während und nach der Messe da

Verstecke Dich während der Messe nicht in Deinem Backstage Bereich. Zeige den Teilnehmern wer hinter der Messe steckt. Oft werden unterschiedliche Aktionen im Laufe der Messe durchgeführt, die nochmal ein positives Gefühl übermitteln (z.B. Gewinnspiele, kostenfreies Popcorn oder Süßigkeiten, Fotos mit dem Maskottchen für die Kinder, usw.). Denke immer daran, nach der Messe ist vor der Messe!

Nach der Messe solltest Du ein Review erstellen, damit sich Teilnehmer nochmals postiv an die Messe erinnern und welches Du für Werbeaktionen im nächsten Jahren nutzten kannst:

 

  • – Bildergalerie
  • – Messe-Videos
  • – Teilnehmer- sowie Aussteller-Zitate
  • – Feedback von Teilnehmern, Aussteller und Sponsoren
  •  

Werde Dir dessen Bewusst, dass die blinde Streuung von Informationen keinen Mehrwert bringt. Mache dir einen Plan, wie Du Deine Zielgruppe auf unterschiedlichen Wegen erreichst und sie bestenfalls mit mehreren Nutzenargumenten bespielst.

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