10 Tipps für Webinare und Online-Events
Live-Webinare, virtuelle Meetups und Online-Konferenzen – in der aktuellen Situation heiße Themen. Nur worauf kommt es wirklich an, wenn Sie ein Online-Event auf die Beine stellen wollen? Nachfolgend gibt es von XING Events zehn Tipps für erfolgreiches Präsentieren und Netzwerken im Digitalen.
1. Die Basics: Bild, Ton und Länge
Ganz gleich, wie begeistert Sie von Ihrem Thema sind – Ihre Teilnehmer haben nur eine begrenze Aufmerksamkeitsspanne. Für Sessions mit viel Input empfehlen wir maximal 45 bis 60 Minuten. Achten Sie außerdem auf geeignete Lichtverhältnisse. Ihre Speaker sollten im Idealfall nicht vor oder seitlich zu einer Lichtquelle sitzen. Schaffen Sie eine gute Raumatmosphäre und entfernen Sie „Störendes“ aus dem Hintergrund. Eine „klare Stimme“ garantieren Sie mithilfe eines professionellen Headsets. Noch schöner ist der Einsatz eines USB-Mikrofons, das es bereits ab 20 Euro zu kaufen gibt (beispielsweise hier). Um das Aufpoppen von Update- oder Mailbenachrichtigungen zu vermeiden, sollten zudem alle Hintergrundprogramme geschlossen werden.
2. Sorgen Sie für stabile Technik
Inhalte und Folien sind vorbereitet, Speaker eingetütet und Besucher angemeldet, doch beim Start Ihres Online-Events merken Sie, dass Ton oder Bild nicht funktionieren. Es gibt kaum etwas Ärgerlicheres! Checken Sie darum vor Beginn Ihre Internetverbindung und nutzen Sie eine stabile Software. Machen Sie sich außerdem mit den Funktionalitäten so vertraut, dass Sie schnell auf Probleme reagieren können. Denn meist ist der Fehler anwenderbedingt und kann durch eine gute Vorbereitung vermieden werden. Für eventuelle Notfälle ist ein Software-Anbieter mit Support immer eine gute Wahl.
3. Denken Sie an die mobile Teilnahme
Die meisten befinden sich im Moment sowieso im Home Office und haben in der Regel ein Notebook zur Hand. Doch bequemer ist natürlich die mobile Teilnahme „vom Sofa aus“ – per Handy oder Tablet. Machen Sie es Ihren Teilnehmern möglichst leicht, live an Ihren Webinaren teilzunehmen, indem Sie eine Software-Lösung nutzen, die einen einfachen Login für mobile Geräte anbietet.
4. Achten Sie auf eine geeignete Teilnehmerzahl
Bei einem Online-Event, das den Teilnehmern viel Input liefert (zum Beispiel ein Expertendialog), ist Raum für eine hohe Teilnehmeranzahl. Bei einem Networking-Event dagegen (beispielsweise einem Stammtisch) sollten Sie die Teilnehmeranzahl eher klein halten, um den Online-Austausch gewährleisten zu können.
5. Begrüßung und Einweisung der Teilnehmer
Erläutern Sie nach einer Begrüßung zu Beginn Ihres Online-Events kurz die Möglichkeiten, die Ihren Teilnehmern zur Verfügung stehen: Beispielsweise, dass sie ihren Ton ausstellen sollten, um Hintergrundgeräusche zu vermeiden, dass sie ihren Bildschirm oder die Webcam freigeben können, dass sie jederzeit am Chat teilnehmen können … Vergessen Sie nicht, einen Fahrplan für Ihr Event vorzustellen und auf Dauer, Inhalte und Ziele einzugehen.
6. Networking geht auch online
Sammeln Sie nach deren Anmeldung Informationen über Ihre Teilnehmer, um Vernetzungen herzustellen. Viele Anbieter ermöglichen die Erstellung eigener Arbeitsräume (beispielsweise Adobe Connect), die sich in ein Webinar integrieren lassen. Leiten Sie eine kurze Vorstellungsrunde ein und bieten Sie Ihre Events außerdem mit einer gewissen Regelmäßigkeit an.
7. Ein Monolog vor der Kamera? Gähn!
Die meisten Software-Lösungen bieten Whiteboards, Chats, Umfragen oder Screensharing an. Außerdem gibt es eine Vielzahl an Event-Apps und Funktionen, die Interaktion während eines Webinars ermöglichen. Beziehen Sie Ihre Teilnehmer mit ein! Lassen Sie abstimmen, Fragen stellen und auf Ihrem Screen oder Whiteboard herummalen. So halten Sie gleichzeitig die Aufmerksamkeit Ihrer Zuschauer und -hörer hoch.
8. Holen Sie sich das Teilnehmer-Feedback ab
Hören Sie auf Ihre Teilnehmer und sammeln Sie – wenn möglich – proaktiv Feedback ein. Wenn Sie bereits Ihre ersten Webinare abgehalten haben, scheuen Sie sich nicht davor, aus bewährten Mustern auszubrechen und Neues auszuprobieren und orientieren Sie sich dabei am Feedback der Teilnehmer. Wenn beispielsweise die Rückmeldung kommt, dass das Thema zwar spannend, die Session allerdings zu langatmig war, dann kürzen Sie beim nächsten Mal.
9. Denken Sie an Ihre Partner und Sponsoren
Auch für Ihre bisherigen Partner und Sponsoren ist die aktuelle Situation nicht einfach. Versuchen Sie, diese weiter einzubinden. Der Caterer kann eventuell Snacks über einen Lieferservice beisteuern, Sie können den Gutscheinverkauf Ihrer Dienstleister ankurbeln oder Partner als Speaker einladen. Für Locations oder Unternehmen bieten Sich virtuelle Führungen an und digitale Goodie Bags (beispielsweise von Fanomena Events) bringen Ihren Stakeholdern weiterhin Reichweite. Damit legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche Post-Covid-Zeit.
10. Nach dem Event ist vor dem Event
Am besten Sie kündigen nach der Veranstaltung schon den nächsten Termin an. Versorgen Sie Ihre Teilnehmer zusätzlich mit der Aufzeichnung des Webinars und den Präsentationsmaterialien. Diese können Sie über Video-Hosting Plattformen zusätzlich monetarisieren.
Und auch für Online-Events gilt: Vernachlässigen Sie die Auswertung nicht. Diese kann wertvolle Aufschlüsse darüber geben, welche Uhrzeit oder welches Thema am besten von Ihren Teilnehmern angenommen wurden. Darunter fallen beispielsweise die Registrierungen im Verhältnis zu den tatsächlichen Logins oder die Veränderung der Teilnehmeranzahl während des Events.
Fazit
Sie merken es, Webinare und Online-Events sind weit mehr als digitale Powerpoint-Präsentation und dennoch kein Hexenwerk. Mit einer sorgfältigen Vorbereitung und professionellen Durchführung erreichen Sie Ihre Teilnehmer nicht nur, sondern binden diese gleichzeitig. Und wer weiß – vielleicht etablieren Sie damit eine neue, erfolgreiche Event-Reihe. Der Lohn Ihrer Mühen ist nicht nur der Erhalt des Kontakts zu Ihrer Zielgruppe, sondern auch die Chance, einen Teil der gewonnenen Leads in Kunden zu verwandeln.
Tipp: XING Events hat auf seinem Blog weitere spannende Tipps und Empfehlungen zur Organisation und Durchführung von virtuellen Events zusammengefasst.
Über Die Autorin
Bettina Knauer
Ihre ersten Schritte in der Kommunikation machte Bettina vor rund sieben Jahren – damals als Studentin der Politik und Soziologie. Marketing und Corporate Communications ließen sie nicht mehr los und führten sie zunächst für den Master nach Leipzig, bevor sie beruflich in München landete. Seit 2019 verbindet sie ihre Leidenschaft für gute Inhalte, Unternehmenspositionierung und digitale Kanäle bei XING Events, wo sie Content Marketing und PR verantwortet.
