Strategien zur Erhöhung der Event-Einnahmen durch Sponsoring

Regelmäßig stattfindende Veranstaltungen ziehen unterschiedilche Herausforderungen nach sich, wenn es um die Erstellung von Sponsoring-Paketen geht. Wenn sie jährlich oder halbjährlich stattfinden, gestalten sich die Pakete meist noch unkompliziert. Aber was passiert, wenn die Events monatlich oder wöchentlich stattfinden? Wie erstellst Du Sponsoring-Programme? Verkaufst Du die gesamte Saison als ein Paket? Oder verkaufst Du sie einzeln pro Event? Befolge diese Tipps zum Erstellen von überzeugenden Sponsoring-Programmen für Deine wiederkehrenden Veranstaltungen.

1. Versuche Partnerschaften statt einfaches Sponsorship zu etablieren

Im Idealfall, wenn es sich um wöchentlich wiederkehrende Veranstaltungen handelt, möchtest Du, dass sich ein Sponsor für die Dauer Deiner Veranstaltungssaison verpflichtet. Wenn es sich um ein regelmäßig stattfindendes Event handelt, ohne Endzeitpunkt in der Zukunft, musst Du die Sponsoring-Angebote wahrscheinlich vierteljährlich aufteilen oder auf andere Weise eine Periode festlegen. Aber wenn Deine Veranstaltung für eine bestimmte Anzahl von Wochen oder eine Saison läuft, wird die Suche nach Sponsoren, die zu echten Partnern werden, Dir Kopfschmerzen ersparen, da Du nicht während der laufenden Saison neue Sponsoren finden müssen.

So findest Du Sponsorship-Partnerschaften:

Suche nach Organisationen, die mit der Mission Ihrer Veranstaltung in Einklang stehen. Viele Unternehmen suchen nach Möglichkeiten, ihre “softere” Seite zu zeigen. Wenn Du beispielsweise ein Unternehmen kennst, das seine Stiftung für Kinder vermarktet und das zu einem Hauptpunkt Deiner Veranstaltung passt, schlage eine Partnerschaft vor.

Betrachte die Demographie Deiner Zielgruppe und stimme Dich mit Organisationen ab, die an dieser Gruppe interessiert sind.

Kontaktiere die Marketingabteilung von Unternehmen, und teile ihnen mit, warum Deine Veranstaltung für sie geeignet ist.

2. Mach es einfach, Ja zum Sponsoring zu sagen

Damit Du und der Sponsor Partner werden, musst Du möglicherweise bestimmte Serviceleistungen anbieten. Ein Veranstaltungsplaner, der dem Sponsoren helfen wird, seine Bedürfnisse mit lokalen Regierungskommissionen oder der Stadt für regelmäßig stattfindende Events abzustimmen und Genehmigungen einzuholen wäre eine Möglichkeit. Mit so einer Person würden die Sponsoren dann bestimmt gerne zusammenarbeiten.

Betrachte diese Sponsoren als Geschäftspartner und Du wirst erfolgreicher bei deren Gewinnung sein. Versuche folgendes:

Hilf ihnen bei Stadtverordnungen oder Lizenzen, die für Deine Veranstaltung wichtig sind. Natürlich fällt dies normalerweise nicht in den Aufgabenbereich eines Eventorganisators, aber die Sponsoren werden Deine Mühe zu schätzen wissen.
Erstelle einen maßgeschneiderten Sponsoring-Plan für die einzelnen Unternehmen und ihre Bedürfnisse. Finde heraus, was die Bedürfnisse der Sponsoren sind oder welche Probleme sie haben und wer ihr idealer Kunde ist, und erstelle Pakete, mit denen sich die Sponsoren identifizieren können.
Stell dem neuen Sponsor einen bereits langjährigen Sponsor vor, der für sein Geschäft von Vorteil sein könnte, oder ihm hilft zu verstehen, wie es ist, mit Dir zu arbeiten.

3. Teile relevante Event- Daten der gesamten Teilnehmerreise mit Deinem Sponsor

Stell Dir vor der Unterzeichnung des Sponsoren-Vertrags sicher, dass die Sponsoren über die Daten verfügen, die sie benötigen, um den Wert Deiner Veranstaltung auch hinsichtlich der anwesenden Zielgruppe vor Augen zu haben. Idealerweise werden sie einen Vertrag abschließen, der für die gesamte Saison Deiner Veranstaltung gilt Aber auch wenn dies nicht der Fall ist, ist es eine gute Idee, diese wichtigen Daten während des gesamten Zeitraums, in dem Du das Event veranstaltest, zu liefern. Menschen machen mit denjenigen Geschäfte und sponsern diejenigen, die sie kennen, mögen und vertrauen. Durch die Bereitstellung aktueller Informationen kannst Du Vertrauen aufbauen.

Achte bei der Kommunikation mit Sponsoren auf folgendes:

Gib ihnen demographische Informationen und Daten, die sie benötigen, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.
Frag, ob Du ihnen Event- Informationen senden kannst, die Du für das nächste Jahr, die nächste Woche, die Saison etc. im Hinterkopf behalten möchten.
Etabliere eine fortlaufende Partnerschaft. Halten die Sponsoren mit aktuellen Daten hinsichtlich der Event-Teilnehmer auf dem Laufenden. Budgets und Geschäftsanforderungen ändern sich. Bleib in Verbindung und stelle aktuelle Daten und ROI- Berechnungen bereit. Ein heutiges Nein, könnte sich so schon morgen in ein Ja verwandeln.

4. Konzentrier Dich auf die Sichtbarmachung des Sponsors, um neue Sponsoren zu gewinnen

Wenn Du ein Unternehmen kontaktierst, das zuvor noch nie etwas gesponsert hat, verfügt es möglicherweise nicht über alle Materialien und Ressourcen, die es benötigt. Suche nach Möglichkeiten, wie Du helfen kannst, das Sponsern Deines Events so einfach wie möglich zu gestalten.

Dies kann auch der Fall sein, wenn Du eine kreative neue Event-Sponsoring-Idee ausprobierst, die out-of-the-box ist. Der anvisierte Sponsor verfügt möglicherweise nicht über das erforderliche Branding und die erforderlichen Ressourcen, um diese neue Art des Sponsorings zu bewältigen und für ihn erfolgreich anzuwenden.

Suche nach Möglichkeiten, wie Du ihm helfen kannst, diese Dinge zu einem vernünftigen Preis zu verwirklichen.

Nutze Deine bestehenden Geschäftsbeziehungen in der Community, um um Gefälligkeiten zu bitten und so den potenziellen Sponsoren unter die Arme zu greifen. Sponsoren lieben wiederkehrende Events, weil sie häufig auch wiederkehrende Einnahmen bedeuten.
Gib Empfehlungen ab für gegenseitig vorteilhafte Beziehungen.
Triff Dich mit dem Marketing- Team / Manager, um zu verstehen, was sie brauchen. So garantierst Du eine Win-Win-Situation.
Erklär dem Sponsor, welche Sichtbarkeit er auf der Website, den Printmedien, der Event-App und anderen Marketing- und Kommunikationskanälen erwarten kann. Es könnte für den Sponsor attraktiv sein, wenn Du Dich bereit erklärst, Dich um die physischen Branding-Materialien, wie beispielsweise Bühnen-Dekoration, zu kümmern.

5. Sei ehrlich hinsichtlich Deines wiederkehrenden Publikumsprofils

Ist Dein wiederkehrendes Event so eines, das jede Woche ein neues Publikum anzieht oder sind es jedes Mal die gleichen Personen? Dies wird für Sponsoren wichtig sein. Für Sponsoren, die ein Produkt oder eine Dienstleistung verkaufen, das einen langen Verkaufszyklus hat, kann es von Vorteil sein, jede Woche das gleiche Publikum zu haben, weil sie anfangen können, einen neuen Kundenstamm aufzubauen und zu erreichen. Für Sponsoren, die eine Wiedererkennbarkeit der Marke anstreben, ist ein gleichbleibendes Publikum ebenfalls von Vorteil.

Einige Sponsoren werden jedoch vor wöchentlich wiederkehrenden Veranstaltungen zurückschrecken, da es sich dann um dieselbe Gruppe von Teilnehmern handelt. Diese Sponsoren werden oft Unternehmen sein, bei denen die Bedürfnisse der Kunden nach einem getätigten Geschäft für längere Zeit befriedigt sind. Sobald sie die Bedürfnisse der Verbraucher befriedigt haben, werden sie in der Zukunft keine Geschäfte mehr mit demselben Personenkreis tätigen können.

Sei ehrlich hinsichtlich Deiner Event- Teilnehmer, damit Deine Sponsoren sich nicht über Dein Publikum wundern. Es ist besser, jemanden in der frühen Planungsphase zu verlieren, als kurz bevor der Sponsorenvertrag abgeschlossen werden soll.

Ideen, wie Du Dein Publikum aus der Sicht des Sponsors sehen kannst:

Analysiere Deine Event-Teilnehmer, damit Du weißt, ob es sich um die gleichen Leute oder um ein sich änderndes Publikum handelt.

Finde so viel wie möglich über Deine Event-Teilnehmer heraus. Kommen sie von außerhalb oder wohnen sie am Veranstaltungsort?

Verfolge Traffic-Muster, den Datenfluss, Anwesenheitszahlen und andere wichtigen Daten, sodass Du den Sponsoren so viele Informationen wie möglich bereitstellen kannst. Wenn zum Beispiel Dein potentieller Sponsor an lokalen Teilnehmern interessiert ist und Du mehr davon unter der Woche erhältst, kannst Du eine wochentägige Partnerschaft anstreben und die Wochenenden an jemanden anderen vergeben und den Sponsoren so die größtmögliche Reichweite für ihre ideale Zielgruppe gewährleisten.

6. Studiere Veranstaltungskalender

Wenn Du Sponsoren für wiederkehrende Veranstaltungen kontaktierst und auf eine saisonale oder mehrwöchige Zusammenarbeit hoffen, kannst Du den lokalen Veranstaltungskalender überprüfen. Was passiert sonst noch während der Zeit, in der Du Dein Event veranstaltest? Sind die Sponsoren, mit denen Du zusammenarbeiten möchtest, an diesen anderen Veranstaltungen beteiligt? Ist es ihnen dadurch vielleicht nicht möglich, an Deinem Event zu partizipieren?

Wenn dies der Fall ist, musst Du nicht gleich die Segel streichen, bevor Du überhaupt angefangen hast. Komm stattdessen zu dem Treffen mit Ideen für die potentiellen Sponsoren, wie sie bei beiden Events teilnehmen können. Darauf vorbereitet zu sein, indem Du Deine Hausaufgaben machst, bedeutet, dass Du eher einen Sponsoring-Deal abschließen wirst.

Untersuche und verstehe folgendes:

Gehe Deinen lokalen Veranstaltungskalender durch und notier Events, die auf die gleiche demographische Zielgruppe ausgerichtet sind wie Deins. Schau Dir die dazugehörenden Sponsorenlisten an.

Suche jede Sponsoringaktivität heraus, die das Unternehmen bei anderen Veranstaltungen, auf ihrer Website oder in sozialen Medien bestätigt hat.

Erforsche die Reichweite anderer Events und vergleiche sie mit Deinem. Was bieten sie, was Du nicht tust und was bietest Du an, das den anderen fehlt? Wer erhält mehr lokale Teilnehmer? Wer verzeichnet mehr Besucher? Mithilfe einer Analyse kannst Du Überschneidungen und Potenziale für Sponsoren erkennen.

7. Arbeite auf langfristige Sponsoring-Verträge hin

Kosten sind niedriger, wenn Du eine Sponsoring-Verpflichtung für die gesamte Veranstaltungsdauer erhalten kannst. Wenn nicht, versuche, die größtmögliche Zeitperiode sicherzustellen, z.B. eine monatliche oder sechswöchige Vereinbarung. Die zusätzliche Sicherheit ist ein großer Vorteil für Deine Veranstaltung und spart Dir Geld beim Druck, bei den Sponsoren-Präsentationen und anderen Verwaltungs- und Marketingfragen.

Mach es:

Vorteilhaft für Sponsoren, sich für einen längeren Zeitraum an Dein Event zu binden. Gib ihnen etwas, das sie als Gegenleistung für ihr Engagement wollen.

Denk an Exklusivitätsangebote. Was kannst Du ihnen exklusiv anbieten?

Berücksichtige Mehrjahresrabatte. Wenn Deine Veranstaltung mehrere Jahre dauert, ist es für Sponsoren dann einfacher, Ja zu mehreren Jahren zu sagen. Wenn man sie jedoch verpflichtet, das gesamte Sponsoring Jahre im Voraus zu bezahlen, ist es nicht “einfach”, Ja zu sagen. Also bereiten Sie einen realistischen Zahlungsplan vor.

Mit Hilfe von doo lassen sich Teilnehmerdaten aus Registrierung, Kommunikation oder vor Ort professionell sammeln, auswerten und in ihr internes CRM-System integrieren. Diese Daten gelten als Grundlage von der Akquise bis zur Verhandlung Deiner Sponsoring-Verträge. Die doo Gästemanagment Lösungen hilft Dir dabei, sowohl Teilnehmer- als auch Sponsoren-Interessen gleichermaßen zu erfüllen.

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