10 Punkte, die Du beachten musst, wenn Du Sponsoren überzeugen willst
Das Sponsoring ist mittlerweile bei der Planung von Messen und Kongressen nicht mehr wegzudenken. Es ist ein Grundbaustein für eine erfolgreiche Messe und äußert sich darin, dass immer mehr Messegesellschaften einen eigenen Sponsoring Verantwortlichen einstellen. Jedoch zeigt sich bereits nach ersten Kontaktaufnahmen mit potentiellen Unternehmen wie schwer es ist, diese zu überzeugen.
Vor dem ersten Kontakt mit potenziellen Sponsoren, solltest Du Dir vor Augen führen, dass Sponsoring auf Gegenleistung beruht. Es entsteht ein Geschäft zwischen dem Veranstalter und den Sponsoring Unternehmen, bei dem beide Seiten Leistung erbringen müssen. Seitens des Sponsors fließen meist Gelder, Dienstleistungen, Sachmittag oder Know-how. Als Ausgleich wünschen sich diese Bekanntheit bzw. eine Werbefläche, auf der sie ihre Inhalte positionieren können.
Wichtig hierbei ist nicht die Anzahl der bereitgestellten Flächen, sondern der Erfolg der Maßnahmen. Gerade im Messeumfeld ist die Reichweite der Anzeigen sowie deren Online-Wirkung ausschlaggebend. Darauf aufbauend muss das Image des Projektes zum Sponsor passen. Daher ist es enorm wichtig, diese Komponente bereits bei der Vorauswahl der Sponsoren zu berücksichtigen.
Um den Mehrwert für die potentiellen Sponsoren hervorzuheben und ihnen zu zeigen, wen sie durch Werbung auf der Messe erreichen können, ist eine Analyse der eigenen Aussteller sowie Teilnehmer notwendig. Dabei sind die folgenden Aspekte von Interesse:
- Demografische und soziologische Daten der Teilnehmer (Alter, Geschlecht, Jobbezeichnung, Position,…)
- Branche der Aussteller
- Branche der Aussteller
So lassen sich interessante Sponsoren identifizieren, die im Verhältnis zu dieser Zielgruppe stehen. Es ist auffällig, dass viele Getränkehersteller beim Sponsoring von Sportveranstaltungen auftauchen, wohingegen Verbrauchermessen eher lokale Unternehmen, wie die ansässigen Stadtwerke anfragen.
Grundsätzlich lässt sich zwischen Haupt- und Co-Sponsoring unterscheiden. Während der Hauptsponsor sehr prominent in Szene gesetzt wird und auch oft der Namensgeber einer Veranstaltung ist (z.B. Red Bull Air Raices), agiert der Co-Sponsor bedeckter und wird ledigliche bei der Aufzählung der übrigen Sponsoren erwähnt oder taucht auf Social Media Kanälen auf. Aufgrund der medialen Popularität des Hauptsponsors wird dieser auch am meisten Geld bzw. Dienstleistungen investieren.
Um die richtigen Sponsoren für die beiden Arten zu gewinnen, müssen potentielle Unternehmen nach bestimmten Kriterien kategorisiert werden. Sortiere die möglichen Unternehmen nach Relevanz für Deine Veranstaltung. Je mehr Einfluss dieses Unternehmen auf Deine Zielgruppe hat, desto höher rutscht dieser in der Präferenzliste der Hauptsponsoren (z.B. Red Bull als Sponsor für ein Flug Event). Dem stellst Du die Sponsoring Leistung gegenüber, sodass sich Aufwand und Ertrag decken. Bedenke, dass die Bedürfnisse des Sponsoring Unternehmens von Deiner Einschätzung abweichen können, sodass ein gewisser Grad an Flexibilität gewährleistet werden muss.
Aktiviere Deine Sponsoren und generiere zusätzliche Inhalte
Wenn Deine Analyse hinsichtlich der Messe, Messebesucher und Sponsoren fertig ist, kann die eigentliche Sponsorenakquise im Sinne von Sponsorenanfragen beginnen.
Die folgende Checkliste ermöglicht Dir ein strukturiertes Vorgehen bei der Akquise sowie Bindung von Sponsoren:
1. Stelle sicher, dass Dein Sponsor zu Dir passt
Recherchiere, welche Unternehmen zu Dir und Deiner Messe passen und frage nur diese als Sponsoren an. Ideale Quellen zum Matching der richtigen Company sind Social Media Plattformen der möglichen Sponsoring Unternehmen. Auf Facebook, Instagram und Co. lässt sich einfach herausfinden, welche Themen den Unternehmen wichtig sind und welche Werte sie haben.
Der potentielle Sponsor wird sich erstmal für seine eigenen Image-Aspekte interessieren. Liefere ihm überzeugende Argumente!
2. Spreche die richtige Person an
Ein verbreiteter Irrtum ist, dass die Ansprechpartner für Sponsoring im Vertrieb arbeiten. Oft werden die Ansprechpartner eher in der Unternehmenskommunikation oder in der Geschäftsleitung sein. Im schlimmsten Fall kann die falsche Kontaktaufnahme zu einer direkten Absage führen.
3. Erstelle eine ordentliche und vollständige Pitch-Präsentation
Erstelle eine individuelle Präsentation für jedes Deiner potentiellen Sponsoring-Unternehmen. Achte darauf welches Format Deine Präsentation hat. Konvertiere Deine Datei im Nachgang am besten zu einer PDF-Datei oder verschicke einen Link. Du willst das Postfach Deines Empfängers ja nicht verstopfen. Der Pitch sollte die folgenden Informationen enthalten:
- Vorstellung Deines Unternehmens sowie der Messe
- Zielgruppe Deiner Messe
- Medienaktivität mit relevanten Daten und Fakten
- Auflistung der gewünschten Sponsorenleistung
- Auflistung des gewünschten Finanzrahmen
- Next Action Steps
Vorsicht: Grammatik- oder Rechtschreibfehler sind ein absolutes No-Go!
4. Bleib Flexibel
Fixiere Dich nicht auf Dein vorgefertigtes Angebot. Sollte Dein potenzieller Sponsor sich noch andere Gegenleistungen wünschen musst Du flexibel reagieren und seine Ideen und Vorstellungen zumindest in Erwägung ziehen. Eine gute Geschäftsbeziehung kann nur entstehen, wenn sowohl der Organisator als auch der Sponsor auf die Anliegen des jeweils anderen eingehen.
5. Vergesse nicht die Kontaktinformationen und sei erreichbar
Es ist fatal, wenn ein Unternehmen Dich mehrmals versucht anzurufen, um über Elemente des Vertrages oder sonstige Leistungen zu reden, Dich jedoch nicht erreichen kann. Denke immer daran, dass die Sponsoren nichts von dir wollen, sondern Du derjenige bist, der die Nachfrage hat. Um solche Probleme zu vermeiden, können beispielsweise Zeiten definiert werden, in denen der Organisator in jedem Fall erreichbar ist.
6. Erstelle einen Sponsorenvertrag
Sponsoring ist ein Geschäft, Sponsoring-Gelder sind keine Spende! Der Sponsor und der Gesponserte schließen einen bindenden Vertrag ab. Die Erstellung des Vertrags kostet möglicherweise erstmal etwas Zeit und Geld, der Vertrag definiert jedoch klare Leistungen, die im Nachgang Rechtsstreitigkeiten vermeiden können.
Vermeide niemals einen schriftlichen Vertrag.
7. Informiere Deine Sponsoren über den Projektablauf
Mit einem regelmäßigem Update Deiner Sponsoren hinsichtlich Programm und Aktivitäten, gibst Du Deinen Geschäftspartnern Sicherheit. Achte jedoch darauf, ihn nicht mit Informationen zuzumüllen. Leite nur die für ihn wichtigen Punkte weiter.
8. Kenne Deine Ansprechpartner während der Messe
Lass Dir die Kontaktdaten von den Sponsorenvertretern auf der Messe geben, damit Du diese bei Problemen schnellstmöglich erreichen kannst. Umgekehrt erhalten Deine Sponsoren auch die Kontaktdaten von der Organisation vor Ort. So kannst Du ersten Schwierigkeiten aus dem Weg gehen.
9. Erwähne Deine Sponsoren in den sozialen Medien
Auch wenn es vertraglich nicht geregelt sein sollte, wird es nichts schaden, den Sponsor in den sozialen Medien zu erwähnen und diesen darüber wertzuschätzen. Gerade vor der Messe, solltest Du das Medium nutzen, um Deinen Dank auszudrücken. Während der Messe kann es stressig werden und Du wirst die meiste Zeit mit der Koordination von anderen Tasks beschäftigt sein.
10. Vereinbare einen Termin zur Nachbesprechung
Um die wichtigen Punkte im Nachgang nochmal zu besprechen, solltest Du ein Debriefing mit den Sponsoren ansetzen. So kannst Du Dir wichtiges Feedback einholen, entstandene Fehler im Folgejahr vermeiden und den Sponsoren nochmals danken. So entsteht eine persönlichere Beziehung, die eine Basis für Folgeaufträge bietet.
Nach der Messe ist vor der Messe
