Kaum ein Event kommt heute noch ohne einen oder sogar mehrere Sponsoren aus. Sie sind oft notwendig, damit die Veranstaltung überhaupt stattfinden kann. Anders als bei Spenden, ist ein Sponsoring Verhältnis ein Rechtsgeschäft, das auch so behandelt werden sollte. Für jede Leistung muss eine Gegenleistung im entsprechenden Maß erfolgen.
Du musst es demnach schaffen, einen Sponsor für Deine Veranstaltung zu finden, mit dem Du Spill Over Effekte nutzen kannst.
Bevor Du mit der eigentlichen Sponsorensuche starten kannst, musst Du die Eckdaten Deiner Veranstaltung festlegen sowie eine Analyse über den Bedarf sowie das Budget durchführen.
So musst Du vor der Veranstaltung die folgenden Faktoren beantworten:
- Eckdaten der Messe (Datum, Zeit sowie der Ort der Veranstaltung)
- Ziel der Veranstaltung (Thema sowie Zielgruppe der Veranstaltung)
- Prognostizierte Teilnehmeranzahl
- USP des Events
- Risikofaktoren
Sobald die Planung sowie Analyse Deiner Veranstaltung abgeschlossen ist und Du einen detaillierten Eventplan erstellt hast, kannst Du daraus einen Budgetplan ableiten.
- Wieviel Budget benötige ich, wenn die Anzahl der Teilnehmer meinem Plan entspricht?
- Wieviel Budget benötige ich, wenn nur 80/70/50% der geplanten Teilnehmer erscheinen?
- Wieviel Budget benötige ich, wenn mehr Teilnehmer erscheinen, als geplant?
Das Ergebnis gibt Dir nicht nur Aufschluss über das benötigte Budget, sondern auch über den Bedarf an sonstigen externen Mitteln durch Aussteller, Partner und Sponsoren (z.B. Sachmittel, Dienstleistungen, Know-how). Je nach Ergebnis entscheidest Du, ob Du mit mehreren kleinen Sponsoren arbeiten möchtest oder einen großen Sponsor mit vereinzelten Co-Sponsoren involvieren möchtest.
Die optimale Lösung liegt dabei in einem gesunden Mittelmaß. So gibt es in den meisten Fällen lediglich einen Hauptsponsor, jedoch mehrere kleine Sponsoren. Dazwischen lassen sich je nach Bedarf unterschiedliche Pakete schnüren.
Nach dem Abschluss Deiner Bedarfsanalyse und der Definition des optimalen Sponsoren-Mix, musst Du auf die Suche nach den für Deine Messe passenden Sponsoren gehen.
Wie bereits erwähnt, kommen nicht alle Unternehmen als potenzielle Sponsoren in Frage. Der optimale Sponsoren-Mix hängt von mehreren Faktoren ab.
