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Agiles Arbeiten: Was ist das und wie kann es im Messeteam umgesetzt werden?

Das tägliche Arbeiten verändert sich in unserer Gesellschaft, da sich der Fokus von der Industrie hin zu einer Wissensgesellschaft ändert. Grund dafür sind die fortschreitende Digitalisierung, ein immer globalerer Welthandel und der demographische Wandel. Durch diese Veränderungen werden neue Arbeitsformen entwickelt und gelebt, die mit dem Oberbegriff „New Work“ zusammengefasst werden können. Die neuen Arbeitsweisen sind eine Antwort auf die Suche nach mehr Flexibilität der Arbeitnehmer. Die 4-Tage-Woche, der 6-Stunden-Tag oder das Job-Sharing sind einige Beispiele für New Work. Aber auch das agile Arbeiten, ist Teil dieses Trends und verspricht Unternehmen mehr Flexibilität.

Was bedeutet agiles Arbeiten?

Reaktionsgeschwindigkeit und die Fähigkeit der Anpassung

Meist wird agiles Arbeiten mit diesen beiden Aspekten verbunden. Demnach ist ein Unternehmen agil, wenn es sich gut an Veränderungen anpassen und darauf reagieren kann. Das beinhaltet auch, dass Entscheidungen schnell getroffen werden können und anschließend eine zeitnahe Umsetzung stattfinden kann.

Kundenzufriedenheit

Die Kundenzufriedenheit resultiert gewissermaßen aus der Reaktionsgeschwindigkeit und der Anpassungsfähigkeit. Durch beide Eigenschaften wird schneller auf Kundenwünsche eigegangen, da Entscheidungen in kürzerer Zeit getroffen werden und kürzere Wege realisiert werden können. Des Weiteren können Kundenprobleme schneller gelöst werden, da aufgrund von geringen Hierarchien bei Innovationen nur wenige Zustimmungen eingeholt werden müssen. Zusätzlich kann eine hohe Kundenzufriedenheit erreicht werden, indem interdisziplinäre Teams bei der Entwicklung von Innovationen gebildet werden, die u.a. auch Kunden integrieren. 

Agile Haltung

Zuletzt ist eine agile Haltung beziehungsweise ein agiles Mindset ein Teil des agilen Arbeitens. Teil dieser Haltung ist ein wertschätzendes Miteinander, die Verantwortungsübertragung durch Vorgesetzte, Offenheit und Transparenz. Daher muss der Mitarbeiter offen gegenüber neuen Arbeitsweisen, verringerten Hierarchien und Teamarbeit eingestellt sein. Diese Voraussetzung muss gegeben sein oder sich zumindest entwickeln, da das agile Arbeiten von den Mitarbeitern ein hohes Maß an Selbstorganisation und Selbstführung verlangt.

Agilität in großen Unternehmen

Starre Hierarchien, Strukturen und Prozesse sind der Grund, dass Agilität in großen Unternehmen schwieriger umzusetzen ist bzw. mehr Zeit in Anspruch nimmt, als bei kleinen Unternehmen. Es ist aber auch durchaus in großen Unternehmen umsetzbar, wie das Beispiel von Google zeigt. In dem Unternehmen werden von 450 Mitarbeitern in Vollzeit Strategien entwickelt, die Innovationen durch eine kreative Arbeitsumgebung fördern sollen. Aber nicht nur Vorreiter wie Google verändern ihre Prozesse hin zur Agilität, sondern auch Traditionsunternehmen, wie etwa Villeroy & Boch. Hier werden gemeinsam mit anderen Unternehmen Innovationen entwickelt. So etwa mit einem Elektronikunternehmen, mit dem zusammen ein Lautsprechergehäuse aus Keramik ausgearbeitet wurde.

 

Nichtsdestotrotz stellen agilere Prozesse für viele Unternehmen eine Herausforderung dar, weil es einer Veränderung gewohnter Abläufe Bedarf. Das ist u.U. mit großem Aufwand verbunden, wodurch die Frage aufgeworfen wird, ob es den Aufwand überhaupt Wert ist. Entscheiden Sie selbst anhand der folgenden Vorteile.

Das spricht für das agile Arbeiten

Wirtschaftlicher Erfolg

"Um heute erfolgreich zu sein, muss man anpassungsfähig sein und ständig neu denken, neu beleben, reagieren und neu erfinden wollen."

Bill Gates

Eine Studie von goetzpartners bestätigt genau das. Sie ergab, dass die agilsten Unternehmen einer Branche 2,7 Mal so erfolgreich sind, wie ihre wenig agilen Konkurrenten. Agilität kann also einen großen Wettbewerbsvorteil darstellen, den Unternehmen im sich ständig ändernden Wettbewerb benötigen. Deswegen stellt sich nicht die Frage, ob Agilität umgesetzt werden sollte, sondern wie. 

 

Dabei muss jedes Unternehmen jedoch analysieren, in welchen Unternehmensbereichen agile Prozesse wirklich Sinn machen. Beispielsweise könnte Flexibilität in der Produktion zu Chaos führen, da hier feste Arbeitsabläufe und Zuständigkeiten die Effizienz und Effektivität garantieren. Anders sieht es dabei in Bereichen wie dem Marketing, der Geschäftsführung oder der Entwicklung aus, hier kann mehr Agilität zu besseren Lösungen führen. 

Geringere Entwicklungszeit

Entwicklungszeiten können durch verschiedene Faktoren verringert werden. Zum einen durch die Fähigkeit schneller auf geänderte Wettbewerbsbedingungen reagieren können. Außerdem werden Entscheidungen in einer kürzeren Zeit getroffen, da es weniger Hierarchien und interdisziplinäre Teams gibt. Dadurch können agile Unternehmen Produktinnovationen schneller als ihre Wettbewerber realisieren.

Höhere Kundenzufriedenheit

Weiter oben wurde schon die gesteigerte Kundenzufriedenheit erwähnt, die sich ergibt, weil schneller auf Kundenwünsche eingegangen werden kann. Diese Kundenwünsche können besonders gut in Zusammenarbeit mit den Kunden ermittelt werden. Ein gutes Beispiel dafür bietet HILTI, die ihre Produktpalette mit Kunden weiterentwickelt und neue Produkte kreiert haben. Durch den Einbezug der Kunden wird auch die Produktakzeptanz erhöht, da näher am Kunden gearbeitet wird und Kundenanforderungen besser verstanden werden können.

Größeres Wir-Gefühl

Ein stärkeres Wir-Gefühl kann sich ebenfalls aus mehr Agilität ergeben. Teil von agilen Prozessen sind oft Teamarbeit und die gemeinsame Übernahme von Verantwortung, was ein größeres Wir-Gefühl fördert. Außerdem wachsen die Mitarbeiter persönlich, weil sie gemeinsam auf ein Ziel hinarbeiten und sich dadurch selbst stärker reflektieren.

Agilität im Messeteam

Messen haben auch heute noch eine Daseinsberechtigung, weil sie wichtige Vorteile bieten, wie etwa der persönliche Kontakt. Also wie kann die Zusammenarbeit auf Messen agiler gestaltet werden?

Gemeinsame Messeplanung durch Sales und Marketing

Eine Messe erfordert eine recht große Zusammenarbeit zwischen Marketing und Vertrieb. Die Marketingabteilung beschäftigt sich im Vorhinein mit An- und Abreise, den benötigten Materialien vor Ort und der Messestandgestaltung. Denn die richtige Messevorbereitung ist essenziell für den Erfolg. Dabei kann der Vertrieb eine gute Unterstützung bei der Standgestaltung als auch bei den Informationsmaterialien darstellen, da sie durch die Arbeit mit den Kunden ihre Probleme am besten kennen Sie könnten Ihre nächste Messe daher in einem interdisziplinären Team aus Marketing und Vertrieb planen, das speziell an den Kundeninteressen ausrichtet ist. 

Sales und Marketing bei der Messedurchführung

Um auf Messen flexibel auf die Kundeninteressen einzugehen, kann es Sinn machen eine Arbeitsteilung umzusetzen. Dabei kann eine Vorqualifizierung durch die Marketingmitarbeiter vor Ort erfolgen, die zunächst die Kundeninteressen ermittelt. Je nachdem wird anschließend derjenige Vertriebler vermittelt, der sich in dem Thema am besten auskennt. Dabei kann auch eine Zuordnung je nach Kundengröße erfolgen, bei der Kunden mit viel Potenzial gleich einem Key Account Manager zugeordnet werden. 

Flexiblere Messenachbereitung

Auch die Messenachbereitung kann agiler werden. Bei vielen Unternehmen ist die Messenachbereitung ein relativ langer und starrer Prozess, da sie ihre Leads auf Messen immer noch mit Hilfe von Papierbögen erfassen und diese anschließend erst digitalisiert werden. Dabei kann die Erfassung, die i.d.R. von der Marketingabteilung durchgeführt wird, bis zu zwei Wochen in Anspruch nehmen. Danach kann dann erst Kontakt mit den Leads aufgenommen werden, wodurch hier eine geringe Flexibilität besteht. Anders ist das mit einer digitalen Erfassung mit Hilfe von digitalen Tools, da viel Zeit gespart wird und die Nachbearbeitung dadurch agiler werden kann. Der Vertriebler kann dann selbst entscheiden, welchen Kontakt er wann, wie und zu welchem Thema kontaktiert und muss sich nicht nach der Marketingabteilung richten. Gerade auch bei der Follow Up Mail, die i.d.R. vor der persönlichen  Kontaktaufnahme versendet wird, ist es sinnvoll die Mail an den spezifischen Kunden anzupassen und die Inhalte dementsprechend zu gestalten. Außerdem kann die Mail bereits vor der Messe vom Marketing in Zusammenarbeit mit dem Vertrieb erstellt werden, damit sie schon am Messetag vom Vertrieb versendet werden kann. Denn die erste Kontaktaufnahme soll in der Regel in den ersten 24 Stunden nach der Messe erfolgen. Das ist mit den richtigen Tools kein Problem. Fanomena Leads ist dabei ein Toolanbieter, der eine digitale Erfassung und eine individuelle Messenachbereitung vereint.

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