Wegen der Messevorbereitung sind die vier Wochen vor einer Messe die schlimmsten im Marketing, was den Stresspegel anbelangt. Themen müssen mit den Kollegen abgestimmt werden, Stand Layout und Design müssen geliefert werden und Inhalte erstellt werden. Dazu kommt, dass Kollegen mit denen Sie gemeinsam für das Thema verantwortlich sind, keine Relevanz sehen, so früh in die Planung einzusteigen. Wie schaffen Sie es also, alle Aufgaben für die Messe abzuarbeiten, sodass der reibungslose Ablauf gesichert ist?
Messevorbereitung im Marketing
Ziele definieren
Diese Aufgabe ist entscheidend. Dabei geht es nicht um Kontrolle oder die Zuweisung von Schuld nach einer weniger erfolgreichen Messe. Es geht darum zu hinterfragen, ob sich die Messe im Endeffekt gelohnt hat. Hierbei zählt nicht nur die Anzahl an gesammelten Visitenkarten, sondern vor Allem die Anzahl an qualifizierten Kontakten oder gar Kunden. Das ist meist das Ziel, worauf die Unternehmen abzielen.
Team festlegen
In dem Fall handelt es sich nicht nur um das Messeteam, sondern auch um das Team, welches Sie im Vorfeld unterstützt. Sei es der Kollege aus dem Online Marketing, der die Reichweite aufbaut oder der Produkt Manager, der die Themen mit Ihnen definiert.
Messeauftritt kommunizieren & Einladungen versenden
Auch wenn das Ziel „Neukundengewinnung“ lautet, ist es enorm wichtig auch bestehende Leads zu der Messe einzuladen. Ein weiterer Kontakt mit Ihrem Unternehmen bindet den Kontakt und verhilft Ihnen so zu mehr zahlenden Kunden. Den Besuch der Messe können Sie auf viele verschiedene Möglichkeiten kommunizieren.
Thema festlegen
Um einen potenziellen Kunden zu überzeugen, müssen Sie zunächst eine klaren Fokus vermitteln. Wenn Sie ein buntes Portfolio an Einzellösung auf Ihrem Stand präsentieren, wird es erfahrungsgemäß schwer die Kontakte an Ihren Stand zu ziehen und sich von der Konkurrenz abzusetzen. Definieren Sie, in Kombination mit dem Produktmanager, eine klare Message für die Messe, die sowohl Sie als auch den Kunden überzeugt.
Messestand planen
Basierend auf der festgelegten Vision sowie den einzelnen Themen auf der Messe, gilt es jetzt einen Stand zu „erschaffen“, der den Kunden auf eine einfache Art und Weise ihre Produkte näher bringt bzw. die Aufmerksamkeit darauf lenkt. Inkludieren Sie in Ihre Überlegungen die Wandbeschriftungen, die Beschriftungen der Arbeitsplätze, die Raumaufteilung, mögliche Sitzecken oder ggf. die Trennung von Themen.
Dienstleister aussuchen und koordinieren
Sie können den Messestand nicht selbstständig bauen oder für die Verpflegung während der Messe sorgen. Informieren Sie sich im Vorfeld über notwenige Dienstleister. Kurz vor der Messe, sind die guten bzw. preiswerten alle ausgebucht.
Anfahrt kooridinieren
Sie können davon ausgehen, dass die Mitarbeiter kurz vor der Messe alle auf Sie zukommen und fragen, wie der Plan für die Anfahrt, Hotelauswahl sowie Zimmerkontingent ist. Planen Sie dies bereits im Vorfeld ein, damit sich der Stress später in Grenzen hält.
Nachbereitung im Vorfeld planen
Natürlich haben Sie vor der Messe den Kopf voll mit den Abläufen während der Messe und der optimalen Organisation. Versuchen Sie jedoch bereits im Vorfeld über Ihre Nachbereitung und das Follow-Up nachzudenken und es bestenfalls bereits vorzubereiten. Es ist nichts stressiger als ein Vertriebsteam, das Sie ständig zwecks Kontaktdaten anruft.
Briefing des Standpersonals
Zu guter Letzt, sollte der letzte Punkt auf der Vorbereitungsagenda das Briefing des Standpersonals sein. Je besser Sie dieses vorbereiten, desto einfacher wird es für Sie während der Messe. Das Briefing sollte folgende Aspekte beinhalten
- So kommt ihr an unser Messehotel
- Das ist die Standbesetzung pro Tag
- Das sind die Themen, die bedient werden und das sind die Mitarbeiter, die dafür zuständig sind
- So dokumentiert Ihr die Gespräche
- Das sind die nächsten Schritte nach der Messe
Nach der Messe folgt in der Regel die Messenachbereitung. Hier haben wir weitere Tipps zusammengestellt.
Dokumentation Ihrer Messevorbereitung
Messeverantwortliche haben für sich eine Methode gefunden, um sich selbst und die Messevorbereitung zu organisieren. Doch gerade bei großen Messen, mit vielen Beteiligten, stoßen auch diese an Ihre Grenzen. Erstellen Sie früh genug eine entsprechende To Do Liste mit allen Tasks und jeder Kleinigkeit. Hier finden Sie einen Entwurf mit den Oberpunkten eine Messevorbereitung.
Ihre Messe To Do Liste
- Ziele definieren
- Team festlegen
- Messeauftritt kommunizieren & Einladungen versenden
- Themen festlegen
- Messestand planen
- Dienstleister aussuchen und koordinieren
- Anfahrt organisieren
- Nachbereitung im Vorfeld planen
- Brifing des Standpersonals
