Die Vorbereitung einer Messe und dann auch die Betreuung vor Ort können schnell stressig werden. Nach der Messe ist fast die einzige Chance, einmal durchzuatmen. Oder? Kennen Sie das auch? Dabei gilt: Nach der Messe ist vor der Messe. Und je schneller Sie sind, desto besser.
Über die Autorin: Katrin Taepke
Katrin Taepke bloggt auf www.micestens-digital.de und ist Eventprofi mit Leidenschaft für Digitalisierung und interaktive Eventformate. Seit mehr als 20 Jahren organisiert sie Events unterschiedlichster Größe und Ausrichtung. Ihr Credo: Rettet die Welt vor frontaler Vortragsbeschallung und nutzt digitale Tools für Eure Prozesse.
Evaluierung ist Pflicht
Damit Sie herausfinden, was wirklich gelungen ist und was beim nächsten Mal noch besser sein könnte, brauchen Sie eine Evaluierung. Dabei helfen Ihnen die folgenden 3 Fragen:
1. Was lief gut?
2. Was hätte besser laufen können?
3. Wie können wir den zweiten Punkt auch wirklich beim nächsten Mal umsetzen?
Diese 3 Fragen sehen auf den ersten Blick recht banal aus. Doch folgen sie einer gewissen Taktik. Zuerst stimmen Sie sich und Ihr Team oder Ihre Kunden oder Partner einmal positiv. Anschließend erst darf kritisiert werden. Doch mit Blick auf Frage drei wird es jetzt konstruktiv. Hätten Sie nur die ersten beiden Fragen gestellt, kommen bei der zweiten schnell unrealistische Vorschläge. Oder schlichtweg unsachliche Kritik. Nörgler gibt’s überall. Leider. Fragen Sie also auch nach konkreten Verbesserungsvorschlägen, müssen sich damit auch die notorischen Nörgler auseinander setzen. Sie nehmen ihnen mit dieser Frage ein wenig den Wind aus den Segeln – auf ganz elegante Art und Weise.
Es ist z. B. leicht, sich darüber zu beschweren, dass zu wenige Besucher am Stand waren. “Doch wie könnten wir es konkret besser machen?” bringt die anderen zum konkreten Nachdenken und zu konstruktiven Vorschlägen.
Wen Sie befragen und was Sie hinterfragen können
Versuchen Sie so viele Eindrücke wie möglich zu gewinnen. Andere Menschen nehmen andere Aspekte wahr. Außerdem können Sie selbst schlichtweg nicht alles mitbekommen. Die nachfolgenden Fragen können Ihnen dabei helfen und sind lediglich ein erster Einstieg. Wenn Sie konsequent daran arbeiten und andere einbeziehen, werden Sie ganz bestimmt noch mehr und vor allem für Sie relevante Fragen finden.
Sie und Ihr Team
- Wie gut waren Sie und Ihr Team vorbereitet?
- War die Teambesetzung im Vorfeld optimal?
- Wie gut klappte der Personaleinsatz vor Ort?
Ihr Messeauftritt
- War der Stand so gestaltet und umgesetzt, wie Sie es wollten?
- Klappte die Zusammenarbeit mit allen Dienstleistern?
- Entsprach die Platzierung und der Besucherstrom Ihren Erwartungen?
- Wie entwickelten sich die Nebenkosten, also spontane Kosten vor Ort?
- Ist Ihr Budget im Rahmen geblieben?
- Hatten Sie die richtigen Materialien und Präsentationen dabei? Oder wollten die Standbesucher andere Dinge sehen?
- Was haben Mitbewerber vielleicht besser gemacht?
Der Veranstalter
- Hat der Messeveranstalter gehalten, was er versprochen hat? Also z. B. für ausreichend Besucher insgesamt gesorgt?
- Wie sieht die allgemeine Auswertung des Veranstalters aus? Weicht Ihr Erlebnis davon deutlich ab?
Ihre Leads
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Haben Sie alle Leads, also auch Visitenkarten, Kontaktbögen oder digital erfasste Kontakte bereits bearbeitet?
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Sind alle Adressen mit der zentralen CRM abgeglichen?
- Was hat Ihnen der Messeauftritt gebracht? Also: Wie viele Leads? Wie viele Neukontakte? Wie viel Umsatz ist daraus entstanden bzw. zeichnet sich ab? Das lässt sich vielleicht nicht gleich sagen, doch ein paar Wochen oder Monate danach sollten auch solche Zahlen vorhanden sein.
- Haben Sie die heißen Leads selbst kontaktiert oder an Ihre Sales-Kollegen abgegeben?
- Haben Sie jemanden an Ihrem Stand vermisst? Einen Stammkunden? Fragen Sie bei ihm oder ihr nach, vielleicht wollte er Ihren Messestand besuchen und Sie waren immer im Gespräch.
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Haben Sie eine persönliche Dankes-Post an Ihre Standbesucher verschickt?
- War Ihr begleitender Fachvortrag erfolgreich? Sind dort Leads entstanden? Gab es eine aktive Beteiligung am Vortrag?
- Wie erfolgreich waren Ihre analogen und digitalen Einladungen zur Messe und auf Ihren Stand?
- Wie erfolgreich waren die einzelnen Gespräche auf dem Stand? Werten Sie dazu die Gesprächsbögen aus. Auf solchen einen Kontaktbogen gehört unter anderem:
- Datum
- Name des Gesprächspartners
- Name und Kontaktdaten
- Funktion des Besuchers
- seine Interessen (an Ihrem Produkt/Service)
- weitere Notizen
- Follow up: Was haben Sie verabredet? Einen Folgetermin? Ein Angebot?
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Haben Sie mal wieder zu viel Arbeit mit dem Übertragen ihrer Leads? Dann nutzen Sie doch ein digitales Tool. Zum Beispiel das von Fanomena Leads
Learnings für den nächsten Messeauftritt
- Wie übertragen Sie die Learnings auf die nächste Messe? Wenn Sie selbst dafür verantwortlich sind, mag das einfach sein. Doch was, wenn das Team wechselt oder wenn unterschiedliche Messen durch unterschiedliche Personen gemanagt werden?
Halten Sie die Ergebnisse fest. Schriftlich. So können Sie diese über die Zeit besser miteinander vergleichen. Sie erkennen Ausreißer oder Tendenzen und verfolgen Sie die Learnings viel konsequenter. Und nun viel Erfolg! Und vergessen Sie nicht: Nach der Messe ist vor der Messe.
