Viele Unternehmen kennen es, man führt hunderte Gespräche auf Messen und will sich komplett auf die Konversation konzentrieren. Trotzdem müssen natürlich Notizen gemacht werde, damit später jedes einzelne Gespräch nachbearbeitet werden kann. Viele Unternehmen erfassen diese Notizen dabei noch analog auf Papierbögen. Alternativ dazu gibt es die Möglichkeit der digitalen Erfassung. Dabei werden Notizen in digitalen Berichtsbögen erfasst und dann erfolgt ein Visitenkarten Scan. Dieses Vorgehen bietet im Gegensatz zur analogen Erfassung viele Vorteile. Zum einen werden Ressourcen geschont, da alles direkt digitalisiert wird. Der Umweg über das Papier ist überflüssig, da eine digitale Erfassung unabdingbar ist, um das Gespräch nachzubearbeiten und sonst hunderte Berichtsbögen schließlich doch im Müll landen. Zum anderen kann Zeit eingespart werden, welche im heutigen Berufsalltag sowieso ein rares Gut ist. Von wie viel Zeit hier gesprochen wird, soll nun im folgenden untersucht werden.
Der Prozess der analogen Leaderfassung
Unter einer analogen Leaderfassung versteht man einen Prozess, bei dem die Leads nicht direkt digitalisiert werden. Früher oder später passiert das in der heutigen Zeit immer, bei der analogen Erfassung wird jedoch ein Umweg über einen Berichtsbogen aus Papier genommen. Der Prozess beginnt also zunächst damit, dass ein Messegespräch zwischen einem Lead und einem Vertriebsmitarbeiter geführt wird. Der Salesmitarbeiter füllt dabei einen Berichtsbogen mit allen wichtigen Informationen aus und verstaut diesen mit der Visitenkarte. Später werden die Berichtsbögen der Zentrale übergeben. Dort gibt die Marketingabteilung alle Daten in das System ein, damit sie im CRM verfügbar sind. Anschließend, wenn alle Leads erfasst sind, kann erst das Follow Up beginnen und die Leads werden an den Vertrieb übergeben.
Der Prozess der digitalen Leaderfassung mit Visitenkarten Scan
Bei der digitalen Erfassung läuft dieser Prozess zu Anfang gleich ab. Zunächst wird ein Messegespräch geführt, bei dem Notizen gemacht werden. In dieser Version nicht auf Papier, sondern in einem digitalen Berichtsbogen. Dieser wurde bestenfalls auf die Bedürfnisse des Salesmitarbeiters angepasst, wie es bei Fanomena Leads möglich ist. Dadurch können einige Angaben durch einen Klick gemacht werden, wie etwa das Produkt, für das sich der Lead interessiert hat. Andere Angaben können direkt auf dem Tablet oder Smartphone eingetragen werden.
Damit die Kontaktdaten nicht ebenfalls eingetippt werden müssen, ist es möglich einen Visitenkarten Scan zu verwenden. Dabei wird die Visitenkarte einfach mit Hilfe einer App auf dem Smartphone oder Tablet gescannt. Anschließend werden die Daten automatisch dem dazugehörigen Berichtsbogen zugeordnet. Dieser Prozess nimmt nicht mehr Zeit in Anspruch, als die analoge Erfassung über Papierbögen, spart jedoch im Nachgang enorm viel Zeit. Die digital erfassten Daten können nämlich automatisch in das CRM übertragen werden. Dadurch entfällt die händische Nacherfassung im Backoffice.
Bei der Wahl der App sollte dabei unbedingt berücksichtigt werden, dass die Daten auch offline erfasst werden können, da guter WLAN-Empfang in Messen keine Selbstverständlichkeit ist. Alle Daten sind dann spätestens bei Ende der Messe direkt im CRM verfügbar und es können anschließende Prozesse eingeleitet werden. Darunter fallen die Versendung einer Follow Up Mail, die Vereinbarung eines ersten Gespräches und die Versendung eines Angebots.
Zeitvergleich analoge vs. digitale Erfassung mit Visitenkarten Scan
Am besten können beide Prozesse mit Zahlen verglichen werden, indem die Zeiten vom Messegespräch bis zur ersten Kontaktaufnahme gegenüber gestellt werden.
Die benötigte Zeit liegt bei 55 Minuten bei der analogen Erfassung und bei 18 Minuten bei der digitalen Version mit dem Visitenkarten Scan. Der Unterschied beträgt also 37 Minuten. Somit kann 2/3 der Zeit durch die digitale Erfassung mit Visitenkarten Scan eingespart werden. Wenn rein die Zeit der nachträglichen Digitalisierung betrachtet wird, die bei allen Leads anfällt kann folgendes Rechenbeispiel vorgenommen werden:
Zeitersparnis bei 300 Leads
300 Leads x 7 Minuten = 2.100 Minuten = 35 Stunden = etwa 4,5 Arbeitstage
Sie können also durch einen Visitenkarten Scan und durch digitale Berichtsbögen enorm viel Zeit im Nachgang einsparen. Auch die Scheer GmbH konnte durch Fanomena Leads, Ihren Prozess der Leaderfassung enorm beschleunigen. Diese Arbeitszeit können Sie ebenso gut in Geld umrechnen, was die Kosten der Nacherfassung noch deutlicher macht.
Nutzen Sie Ihre Zeit sinnvoller
Dabei ist jedoch nicht nur der monetäre Wert von Bedeutung. Die Frage, die man sich stellen sollte lautet: Wie könnte man die Zeit besser nutzen?
Wenn vorher einige Mitarbeiter der Marketingabteilung abgestellt wurden, um stupide Daten einzutragen, könnten diese in der Zeit bereits die Dankesmail verfassen und versenden. Oder etwa ihrem täglichen Geschäft nachgehen, das die Angewohnheit hat auch nach Messen anzufallen. Die Verfassung der Follow Up Mail ist selbst ebenfalls zeitkritisch, sie sollte nämlich besser früher als später versendet werden, da die Relevanz des Gespräches bei den Messekontakten mit der Zeit sinkt. Dauert es zu lange bis zu dieser ersten Kontaktaufnahme nach einer Messe, erinnert der Lead sich vielleicht gar nicht mehr an das Gespräch, die Gegebenheiten haben sich geändert oder ein Konkurrent ist sogar zuvor gekommen und hat den Lead schon zu einem Kunden gemacht.
Zudem sollte die Follow Up Mail Informationen enthalten, die den Lead tatsächlich interessieren, um ihn individuell anzusprechen und so erfolgreicher zu kommunizieren. Das kann beispielsweise mit dem Businesskit von Fanomena Leads erfolgen, das an die Bedürfnisse des Messekontakts angepasst werden kann. Nach der Follow Up Mail erfolgt erst ein Gespräch mit dem Lead und anschließend die Erstellung eines Angebotes. Verzögert sich dieser Prozess, dann werden die Zahlungen erst später folgen, was beispielsweise bei einem monatlichen Zahlungsmodell ein echter Verlust an Umsatz darstellt. Zusammenfassend bedeutet das also, dass Sie durch eine digitale Erfassung enorm viel Zeit im Nachgang sparen können, die Sie besser einsetzen können, um früher mit der Nachbereitung zu beginnen.
