Fanomena_Leads_Zeitersparnis-Visitenkartenscan

Sparen Sie Zeit durch den Scan von Visitenkarten

Viele Unternehmen kennen es, man führt hunderte Gespräche auf Messen und will sich komplett auf die Konversation konzentrieren. Trotzdem müssen natürlich Notizen gemacht werde, damit später jedes einzelne Gespräch nachbearbeitet werden kann. Viele Unternehmen erfassen diese Notizen dabei noch analog auf Papierbögen. Alternativ dazu gibt es die Möglichkeit der digitalen Erfassung. Dabei werden Notizen in digitalen Berichtsbögen erfasst und die dazugehörigen Visitenkarten gescannt. Dieses Vorgehen bietet im Gegensatz zur analogen Erfassung viele Vorteile. Zum einen werden Ressourcen geschont, da alles direkt digitalisiert wird. Der Umweg über das Papier ist überflüssig, da eine digitale Erfassung unabdingbar ist, um das Gespräch nachzubearbeiten und sonst hunderte Berichtsbögen schließlich doch im Müll landen. Zum anderen kann Zeit eingespart werden, welche im heutigen Berufsalltag sowieso ein rares Gut ist. Von wie viel Zeit hier gesprochen wird, soll nun im folgenden untersucht werden.

Der Prozess der analogen Leaderfassung

Unter einer analogen Leaderfassung versteht man einen Prozess, bei dem die Leads nicht direkt digitalisiert werden. Früher oder später passiert das in der heutigen Zeit immer, bei der analogen Erfassung wird jedoch ein Umweg über einen Berichtsbogen aus Papier genommen. Der Prozess beginnt also zunächst damit, dass ein Messegespräch zwischen einem Lead und einem Vertriebsmitarbeiter geführt wird. Der Salesmitarbeiter füllt dabei einen Berichtsbogen mit allen wichtigen Informationen aus und verstaut diesen mit der Visitenkarte. Später werden die Berichtsbögen der Zentrale übergeben. Dort gibt die Marketingabteilung alle Daten in das System ein, damit sie im CRM verfügbar sind. Anschließend, wenn alle Leads erfasst sind, kann erst das Follow Up beginnen und die Leads werden an den Vertrieb übergeben.

Der Prozess der digitalen Leaderfassung mit Visitenkarten Scan

Bei der digitalen Erfassung läuft dieser Prozess zu Anfang gleich ab. Zunächst wird ein Messegespräch geführt, bei dem Notizen gemacht werden. In dieser Version nicht auf Papier, sondern in einem digitalen Berichtsbogen, der bestenfalls auf die Bedürfnisse des Salesmitarbeiters angepasst wurde, wie es bei Fanomena Leads möglich ist. Dadurch können einige Angaben durch einen Klick gemacht werden, wie etwa das Produkt, für das sich der Lead interessiert hat. Andere Angaben können direkt auf dem Tablet oder Smartphone eingetragen werden. Damit die Kontaktdaten nicht ebenfalls eingetippt werden müssen, ist es möglich die Visitenkarten zu scannen. Dabei wird die Visitenkarte einfach mit Hilfe einer App auf dem Smartphone oder Tablet gescannt und die Daten werden automatisch dem dazugehörigen Berichtsbogen zugeordnet. Dieser Prozess nimmt nicht mehr Zeit in Anspruch, als die analoge Erfassung über Papierbögen, spart jedoch im Nachgang enorm viel Zeit. Die digital erfassten Daten können nämlich automatisch in das CRM übertragen werden und müssen nicht noch einmal im Backoffice händisch erfasst werden. Bei der Wahl der App sollte dabei unbedingt berücksichtigt werden, dass die Daten auch offline erfasst werden können, da guter WLAN-Empfang in Messen keine Selbstverständlichkeit ist. Alle Daten sind dann spätestens bei Ende der Messe direkt im CRM verfügbar und es können anschließende Prozesse eingeleitet werden. Darunter fallen die Versendung einer Follow Up Mail, die Vereinbarung eines ersten Gespräches und die Versendung eines Angebots.

Zeitvergleich analoge vs. digitale Erfassung

Am besten können beide Prozesse mit Zahlen verglichen werden, indem die Zeiten vom Messegespräch bis zur ersten Kontaktaufnahme gegenüber gestellt werden.

Fanomena_Leads_Zeit-sparen

Die benötigte Zeit liegt bei 55 Minuten bei der analogen Erfassung und bei 18 Minuten bei der digitalen Version mit dem Visitenkartenscan. Der Unterschied beträgt also 37 Minuten. Somit kann 2/3 der Zeit durch die digitale Erfassung mit Visitenkartenscan eingespart werden. Und die 37 Minuten stehen lediglich für einen Lead, der Wert summiert sich bei einer Vielzahl von Leads um so mehr.

Zeitersparnis bei 300 Leads

300 Leads x 37 Minuten = 11.100 Minuten = 185 Stunden = etwa 4,5 Arbeitswochen

Sie können also durch das Scannen von Visitenkarten und durch digitale Berichtsbögen enorm viel Zeit einsparen. Auch die Scheer GmbH konnte durch Fanomena Leads, Ihren Prozess der Leaderfassung enorm beschleunigen. Diese Arbeitszeit können Sie ebenso gut in Geld umrechnen, was die Kosten der Nacherfassung noch deutlicher macht. 

Nutzen Sie Ihre Zeit sinnvoller

Dabei ist jedoch nicht nur der monetäre Wert von Bedeutung. Die Frage, die man sich stellen sollte lautet: Wie könnte man die Zeit besser nutzen?

Fanomena_leads_Alternative-Zeitnutzung

Wenn vorher einige Mitarbeiter der Marketingabteilung abgestellt wurden, um stupide Daten einzutragen, könnten diese in der Zeit bereits die Dankesmail verfassen und versenden. Oder etwa ihrem täglichen Geschäft nachgehen, das die Angewohnheit hat auch nach Messen anzufallen. Die Verfassung der Follow Up Mail ist selbst ebenfalls zeitkritisch, sie sollte nämlich besser früher als später versendet werden, da die Relevanz des Gespräches bei den Messekontakten mit der Zeit sinkt. Dauert es zu lange bis zu dieser ersten Kontaktaufnahme nach einer Messe, erinnert der Lead sich vielleicht gar nicht mehr an das Gespräch, die Gegebenheiten haben sich geändert oder ein Konkurrent ist sogar zuvor gekommen und hat den Lead schon zu einem Kunden gemacht. Zudem sollte die Follow Up Mail Informationen enthalten, die den Lead tatsächlich interessieren, um ihn individuell anzusprechen und so erfolgreicher zu kommunizieren. Das kann beispielsweise mit dem Businesskit von Fanomena Leads erfolgen, das an die Bedürfnisse des Messekontakts angepasst werden kann. Nach der Follow Up Mail erfolgt erst ein Gespräch mit dem Lead und anschließend die Erstellung eines Angebotes. Verzögert sich dieser Prozess, dann werden die Zahlungen erst später folgen, was beispielsweise bei einem monatlichen Zahlungsmodell ein echter Verlust an Umsatz darstellt. Zusammenfassend bedeutet das also, dass Sie durch eine digitale Erfassung enorm viel Zeit im Nachgang sparen können, die Sie besser einsetzen können, um früher mit der Nachbereitung zu beginnen.

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