Der erste Eindruck zählt: Unternehmen, die auf klar strukturierte, gut geplante Onboarding Prozesse setzen, profitieren von motivierten Mitarbeitern, besseren Leistungen und einer höheren Bindung an das Unternehmen. Gelingt der Onboarding Prozess, fühlen sich die „Neuen“ stärker an ihre Firma gebunden und spielen seltener mit dem Gedanken, sich nach einem neuen Job umzuschauen. Das verraten zahlreiche Studien, etwa die „Candidate Journey Studie 2017“. Dabei sind die ersten zwölf Monate entscheidend, in denen das Unternehmen sich attraktiver Arbeitgeber präsentieren kann. Ein schlechtes Willkommensszenario, bei dem der Mitarbeiter nicht ordentlich eingearbeitet wird, kann fatale Folgen haben. Eine frühe Kündigung ist da noch das kleinste Übel. Wer von Anfang an Dienst nach Vorschrift liefert, schadet seiner Firma weit mehr – und wer sich nicht willkommen fühlt, wird das mit hoher Wahrscheinlichkeit tun.
Ein guter Start ab dem ersten Tag
Eine gute Einarbeitung endet nicht beim Bewerbungsprozess und beginnt nicht am ersten Arbeitstag. Vielmehr ist es ein fortlaufender Prozess, der beim Formulieren der Stellenanzeige seinen Anfang nimmt und bis zu den ersten Feedbackgesprächen reicht. In der „Candidate Journey Studie 2017“ verraten Mitarbeiter, was ihnen in diesem Prozess am wichtigsten ist: eine gute Organisation und kompetente Ansprechpartner. Der Arbeitsvertrag sollte rechtzeitig vorliegen und ein Kollege aus der Personal- oder der jeweiligen Fachabteilung für Fragen zur Verfügung stehen. Fragen – und Antworten – zum Unternehmen und zum neuen Job stehen ebenfalls sehr weit oben auf der Wunschliste. Die Studie teilt die Anfangsphase zudem in zwei Teile auf: die eigentliche Onboarding Phase und die Integrationsphase.
Nachhaltige Integration von Mitarbeitern ist wichtig
Die erste Phase umfasst die ersten zwei Wochen im neuen Job. Allerdings sollte sie bereits eher beginnen, nämlich unmittelbar nach der Zusage. Dann kann das Unternehmen bereits Stärke zeigen, in dem es den Mitarbeiter etwa zu Firmenfeiern einlädt oder schriftliche Unterlagen mit Hintergründen bereitstellt. Nach Antreten der neuen Stelle erfolgt die erste Einarbeitung. Hier hat sich die Bereitstellung eines „Paten“ oder Mentors bewährt: Ein Kollege, der den Job und die Arbeitsmittel erläutert sowie den Neuen mit in die Kantine nimmt und ihn den Kollegen vorstellt.
Die anschließende Integrationsphase ist für die Mitarbeiterbindung der entscheidende Faktor. In diesen ersten zwölf Monaten hat das Unternehmen die Chance, seine Strategie zu vermitteln und vorzuleben, den Neuen langsam, aber sicher Verantwortungen zu übertragen, damit sein Profil zu schärfen und ihn eigenständig arbeiten zu lassen. Damit bietet es sämtliche Faktoren, die die Mitarbeiterzufriedenheit fördern.
In vielen Unternehmen gelingt der gesamte Onboardingprozess jedoch nicht so vorbildlich. Da werden Arbeitsabläufe und Tätigkeiten oft nicht ausreichend und in manchen Fällen gar nicht erklärt. Arbeitsmittel stehen am ersten Arbeitstag nicht bereit und müssen im schlimmsten Fall vom neuen Mitarbeiter selbst mühselig zusammengesucht werden. Gespräche mit den direkten Vorgesetzten finden nicht oder zu spät statt. All das ist Realität – und sollte vermieden werden. Mit digitalen Hilfsmitteln kann das gelingen.
Was ist ein digitaler Onboarding Prozess und was gehört dazu?
Mit einer Onboardingsoftware lassen sich die ersten Tage, Wochen und Monate des neuen Mitarbeiters klar strukturieren: Sämtliche Prozesse werden digital in einem Tool abgebildet, auf das alle berechtigten Mitarbeiter Zugriff haben. Abläufe werden automatisiert und somit nicht mehr einfach vergessen und sie gehen nicht im täglichen Jobstress unter: Workflows, die Logistik, wie die Beschaffung der Arbeitsunterlagen und -mittel, Terminerinnerungen, Checklisten – all dies sind Bestandteile eines digitalen Onboarding-Tools.
Eine ausgefeilte Onboardingsoftware gliedert die notwendigen Schritte in mehrere Teile – organisatorisches, soziales und technisches – und berücksichtigt im Prozess alle Faktoren. Dann kann das Willkommensszenario starten: etwa mit einer digital versendeten Begrüßung inklusive Unterlagen mit den wichtigsten Unternehmensdaten und Informationen über den Ablauf des ersten Arbeitstags.
Bei Arbeitsantritt stellt das Tool einen Einarbeitungsplan zur Verfügung, der bereits im Outlook-Kalender vermerkt ist. Ebenfalls findet er eine Liste der jeweiligen Ansprechpartner für verschiedene Themen und wo sie ihr Büro haben. Ausgefeilte Tools bieten für die Beantwortung offener Fragen verschiedene Kanäle an: Chats, Foren, Newsgroups – oder der Mitarbeiter besucht die Kollegen einfach in ihren Büros. Selbstredend, dass am ersten Arbeitstag alle Arbeitsmittel wie PC, Firmen-Smartphone, Kalender und benötigte Software bereitstehen.
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Vorteile und Chancen von digitalem Onboarding
Mit digitaler Hilfe kann die Einarbeitungsphase Teil einer Employer Experience werden, die zu mehr Motivation, Bindung und Leistung führt – und damit für das Unternehmen ausschließlich Vorteile bringt. Die Software schickt Unterlagen bereits im Vorfeld heraus und kann etwa auch eine Wissensdatenbank integriert haben, in der sich offene Fragen nachgeschlagen lassen. Das hält nicht zuletzt den Kollegen und der HR-Abteilung den Rücken frei: Sie müssen sich nicht mehr mit der manuellen Einarbeitung beschäftigen, bei der erfahrungsgemäß viel vergessen wird, sondern konzentrieren sich auf ihre Kernaufgaben.
Die Ergebnisse: effektivere Arbeit, eine strukturierte Einarbeitung und ein erfolgreiches Erlebnis für den Neuen, der sich rasch einarbeitet und schnelle Erfolge liefern kann.
