Eine Messe oder einen Kongress zu veranstalten kann eine echte Herausforderung für Organisatoren dieser Branche darstellen. Um eine erfolgreiche Veranstaltung auf die Beine zu stellen, müssen viele verschiedene Aspekte beachtete werden. Das Sponsoring ist zwar nur ein Teil, der mit in der Planung aufgenommen werden muss, nimmt aber dennoch eine immer größer werdende Rolle im Messe- sowie Kongress Umfeld ein. Angefangen bei der Suche bis hin zur Ansprache und Überzeugung der potentiellen Sponsoren, solltest Du einiges beachten.
Sobald die Recherche möglicher Sponsoren und deren richtigen Ansprechpartnern erledigt ist, erfolgt die erste Kontaktaufnahme. Da die meisten Unternehmen ihr jährliches Budget zwischen November und Januar festlegen, sollte die Kontaktaufnahme bestenfalls schon zwischen November und Dezember stattfinden.
Dabei stellst Du im ersten Schritt kurz die Messe vor. Im Anschluss solltest Du auf den Hauptnutzen für den Sponsor eingehen. Mögliche Nutzenargumente könnten sein, dass er durch die Positionierung von Logos auf dem Messegelände, sowie Flyer und Broschüren, seine Reichweite und Awareness enorm steigern kann. Zusätzlich kann er durch Präsenz auf der Veranstaltung sein Image verbessern.
Solltest Du bei Deiner Sponsorenakquise mit E-Mails arbeiten, haben wir hier 5 hilfreiche Tipps für Dich zusammengestellt:
- Verwende Schlüsselbegriffe: Versuche, bereits im Betreff, die Aufmerksamkeit des Sponsors zu wecken. Statt den üblichen Betreffzeilen, wie „Sponsoring Anfrage“, gehe auf den Nutzen für das Unternehmen ein, indem Du beispielsweise „Steigern Sie Ihre Markenbekanntheit“ schreibst.
- Preheader: Um noch weiter das Interesse Deines potenziellen Sponsors zu wecken kannst Du einen Preheader verwenden, der noch mehr Informationen zur Messe preisgibt.
- Individuelle und persönliche Ansprache: Spreche den Ansprechpartner persönlich an und gestalte die Mail so individuell wie möglich, indem Du auf die Herausforderungen des Unternehmens eingehst.
- Auflistung aller Leistungen: Mache eine Auflistung aller Leistungen für Deine Sponsoren und biete Ihnen das aus Deiner Sicht beste Paket an. Dennoch solltest Du Ihnen hier die Möglichkeit lassen, selbst, Vorschläge für ihr individuell angepasstes Leistungspaket zu machen.
- Next Action Step: Gib einen Ausblick auf die weiteren Schritte, indem Du zum Beispiel ankündigst, dass sich innerhalb der nächsten Wochen ein Mitarbeiter melden wird, um gegebenenfalls weitere Fragen zu beantworten. Im gleichen Zug hat der Empfänger selbst die Möglichkeit sich direkt bei Dir zu melden.
