Die Follow Up Email nach der Messe bietet Unternehmen ein gewaltiges Potenzial, welches jedoch häufig nicht optimal ausgeschöpft wird. Aufgrund dessen habe ich mit unserem Customer Success Manager Johannes Seibel darüber gesprochen, wie Follow Up Prozesse derzeit noch häufig in Unternehmen ablaufen. Untrennbar ist dieses Thema von der Erfassung der Messekontakte, da Leads digital vorliegen müssen, damit eine Follow Up Mail geschrieben werden kann. Aufgrund dessen wollen wir unser Interview auch am Anfang des Lead Management Prozesses beginnen, bei der Erfassung der Leads.
Im Interview: Johannes Seibel
Johannes Siebel
Customer Success
Fanomena GmbH
Vorteile durch das Scannen von Visitenkarten
Johannes, viele Kunden nutzen noch Papierbögen auf Messen, um Leads zu erfassen. Eine Alternative dazu ist eine digitale Erfassung, bei der Visitenkarten gescannt werden, welche Vorteile bietet der Visitenkartenscan?
Der primäre Vorteil einer digitalen Erfassung mit Visitenkartenscanner gegenüber einer analogen Erfassung, ist eine bessere Datenqualität. Wenn Papierbögen genutzt werden, ist es oft der Fall, dass Handschriften nicht gelesen werden können, dass bei der Erfassung einige der Bögen vergessen werden zu erfassen oder, dass Visitenkarten verloren gehen. Dadurch werden wohlmöglich wichtige Leads außer Acht gelassen und bestehendes Potenzial nicht genutzt. Im Gegensatz dazu bietet eine digitale Erfassung eine sorgfältigere und einfachere Erfassung, wodurch die Nachbereitung schneller und fehlerfreier von statten geht.
Der Faktor Zeit
Sprechen wir nun nochmal über die Zeit. Du hast gesagt es kann bis zu 2 Wochen dauern, bis die Kontakte nach der Messe komplett erfasst wurden. Ich könnte mir vorstellen, dass vor allem die Zeit ein kritischer Faktor ist, wie sehen das deine Kunden?
Ja, genau das ist der Punkt. Die Zeit, die für die Erfassung im Nachgang gebraucht wird, könnte sinnvoller genutzt werden. Die Marketingabteilung könnte statt der stupiden Tätigkeit des Erfassens dem Tagesgeschäft nachgehen, das ohnehin schon eng getaktet ist. Auf der anderen Seite ist es für die Salesabteilung zusätzlich erfolgskritisch, da sie natürlich schneller zu einem Termin oder einem Angebot kommen, wenn das Follow Up schneller nach der Messe versendet wird. Dadurch kann das Unternehmen seinen Konkurrenten voraus sein und eher zum Abschluss kommen.
Gestaltung der Follow Up Email nach Messen
Die Follow Up Email nach der Messe kann dann sogar erst bis zu 4 Wochen nach der Messe versendet werden. Aber was genau ist Teil dieses Follow Ups in den meisten Unternehmen?
Das Follow Up kann verschiedene Maßnahmen beinhalten, beispielsweise das Verschicken von Katalogen, das Schreiben von Emails oder die telefonische Nacherfassung. Dabei unterscheidet sich bei vielen Unternehmen eine Mail nach der Messe nicht von einer Massenmail. Der Lead wird in solchen Mails nicht persönlich angesprochen und es findet keine Anknüpfung an das Messegespräch statt. In einem kompetitiven Umfeld können solche „Kleinigkeiten“, wie die richtige Gestaltung des Follow Ups, erfolgsentscheidend sein. Zudem kann zunächst oft nicht unterschieden werden, wie hoch das Potenzial einzelner Kontakte ist, da die Papierbögen noch nicht digitalisiert wurden. Bis entsprechende Maßnahmen, wie gezielte Anrufe eingeleitet werden, vergehen bis zu 4 Wochen. In dieser Zeit können Konkurrenten einem zuvor kommen. Außerdem sinkt durch die lange Pause zwischen Messebesuch und Nachqualifizierung die Relevanz für den Messekontakt und die Wahrscheinlichkeit für einen Abschluss verringert sich.
Fanomena Leads: Mehr als eine Follow Up Email nach der Messe
Nun haben wir einiges über Kundenprobleme gehört, wie kann Fanomena Leads diese denn lösen?
Wie schon angedeutet fällt die digitale Erfassung im Nachgang weg, weil Leads direkt auf der Messe digital erfasst werden. Dadurch können Zeit und Ressourcen gespart werden. Durch diese Zeitersparnis kann natürlich das Follow Up schneller erfolgen, wodurch man einen Vorsprung vor der Konkurrenz erhält. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Gestaltung der Follow UP Email nach der Messe. Mit Fanomena Leads können Businesskits versendet werden, die personalisiert sind und Infos enthalten, die der Lead tatsächlich angefordert hat. Hat der Kontakt sich etwa für Produkt A interessiert, können ihm primär Informationen zu diesem Produkt im eigenen Unternehmensdesign übermittelt werden.
Ein weiterer wichtiger Vorteil des Businesskits ist die Analysemöglichkeit. Fanomena Leads beinhaltet ein Dashboard, das anzeigt, ob die Businesskits überhaupt geöffnet wurden und welcher Kontakt sich die einzelnen Inhalte angeschaut hat. Dadurch kann der Vertrieb die Messekontakte besser priorisieren und die heißen Kontakte zuerst bearbeiten. Dadurch wird das Potenzial der Kontakte voll ausgeschöpft und es geht keine Zeit bei den heißen Kontakten verloren. Außerdem kann das CRM direkt an unsere Software angebunden werden, wodurch eine bessere Datenqualität erreicht wird und die Leads zu bestehenden Kontakten hinzugefügt werden können. Ich rate unseren Kontakten jedoch immer am Anfang Fanomena Leads 14 Tage zu testen, da dadurch besser klar wird, welche Mehrwerte das Produkt für das eigene Unternehmen bietet.
