Eine Messe kann für viele Aussteller nur dann erfolgreich sein, wenn sie neue Kunden generieren. Das bedeutet im Umkehrschluss viele Gespräche führen und viel Laufkundschaft anziehen. Damit die bei den Gesprächen erhaltenen Informationen nicht verloren gehen und später effektiv nachbearbeitet werden können, ist eine systematische Erfassung der Leads nötig. Ein zweckmäßiges Werkzeug dafür ist ein Besuchsbericht für Messen, der alle relevanten Felder abdeckt und so viele Informationen wie möglich speichert.
Wie sieht ein Besuchsbericht auf Messen aus?
Dieser Bericht dient der Speicherung aller Informationen, welche der Vertriebsmitarbeiter über den Interessenten zusammentragen kann. Das kann auf einem Leadbogen bzw. Kontaktbogen in Papierform erfolgen oder elektronisch in einer Datenbank oder mit einer dafür geeigneten App. In dem Bericht sollten zu allererst die Kontaktdaten mit Telefonnummer und E-Mail erfasst werden. Notiere darüber hinaus jedoch auch die Daten zur Qualifizierung des Leads, wie die Stellung des Gesprächspartners in seiner Firma und bestenfalls seine Aufgabengebiete. Handelt es sich um einen Entscheider oder einen Nutzer? Welche Fragen hat der Besucher gestellt? Für welche Produkte besteht Interesse und gibt es eine konkrete Kaufabsicht? Falls eine Kaufabsicht besteht, ist es wichtig, den Zeitrahmen zu ermitteln und ebenfalls im Bericht zu vermerken. Eventuell lässt sich im Gespräch auch der Rahmen des Budgets ermitteln. All diese Informationen dienen der Qualifizierung des Leads.
So sieht ein Besuchsbericht für Messen in der Praxis aus. Entscheidend ist immer das Notizfeld und welche Informationen der Standmitarbeiter erfragen kann.
Warum ist der Besuchsbericht auf Messen notwendig?
Auch wenn die meiste Arbeit für eine Messe im Vorfeld anfällt, ist der Messealltag dennoch sehr aufreibend und erschöpfend. Daher muss stets darauf geachtet werden, dass zu jedem Kontakt Notizen gemacht werden, um das Vergessen wichtiger Details zu verhindern. Meist werden die Gesprächsnotizen nach der Messe im CRM erfasst. Das birgt auch den Vorteil, dass der Informationsfluss nie endet. Jeder Mitarbeiter, der mit dem Interessenten in Kontakt ist, notiert seine Notizen im CRM und es kann ein klareres Bild von der Person gewonnen werden. Außerdem können dadurch Aufgaben für das Marketing und die Kundenbetreuung besser verteilt werden.
Der Besuchsbericht eignet sich nicht nur für Messen. Er kann auch im Außendienst genutzt werden, um eine strukturierte Erfassung aller wichtigen Daten zu unterstützen. Aus dem Gesprächsprotokoll lässt sich eine Basis zur Ableitung von weiteren Handlungen bilden. Es können Termine für ein Follow-Up und weitere Marketingmaßnahmen festgelegt werden.
Vorteile der Gesprächsnotiz
Folgende Vorteile bietet die Nutzung eines professionellen Berichts für Messebesucher:
- Sie können Hinweise für das nächste Gespräch festhalten. Dazu zählt unter Umständen auch Small-Talk, mit dem Sie dem Kunden ein persönliches Interesse signalisieren können.
- Sie können den Informationsaustausch mit Ihren Kollegen besser strukturieren. Dadurch wird der Kunde nicht immer wieder mit den gleichen Fragen belästigt, wenn es einen Betreuerwechsel gibt. Der Kunde fühlt sich daher gut aufgehoben, weil er die kompetente und gut organisierte Struktur ebenfalls wahrnimmt.
- Aus den Notizen lassen sich Entscheidungsgrundlagen ableiten. Wie intensiv muss der Kunde betreut werden? Wann sollte der nächste Kontakt spätestens aufgenommen werden? Sind Angebote zu erstellen und welche Mitbewerber sind dabei möglicherweise zu berücksichtigen?
- Die Interessen, die aus dem Berichtsbogen hervorgehen, werden als Ausgangssituation für ein individuelles Follow-Up genutzt. Fühlt sich der Kunde wertgeschätzt ist das der erste Schritt für eine systematische Messenachbereitung.
Sicher fallen Ihnen noch mehr zweckmäßige Verwendungen für einen Besuchsbericht außerhalb von Messen ein. Clever sind elektronische Lösungen, die das manuelle Erfassen durch den Innendienst überflüssig machen und die Daten sofort für weitere Aktionen zur Verfügung stellen. E-Mail Marketing kann dann direkt und personalisiert am Tag der Messe stattfinden.
Mit Fanomena Leads lässt sich zum Beispiel das innerbetriebliche CRM perfekt ergänzen. Der Vorsprung durch den Zeitgewinn und die gute Übersichtlichkeit Ihrer Notizen wird den Erfolg Ihrer Messeauftritte und Außendienstbesuche nachhaltig steigern.
