Allseits verabscheut, aber dennoch unerlässlich: Der Besuchsbericht. Er ist ein notwendiges Übel. Beim Besuchsbericht im Außendienst wird der Verlauf eines Kundengesprächs dokumentiert. Einerseits kann ein solcher Bericht als Kontrollinstrument angesehen werden, andererseits hilft er dem Unternehmen dabei, Kundenbeziehungen zu verbessern beziehungsweise aufrechtzuerhalten.
Die Kundenakquise kann eine nervenaufreibende Sache sein – Erfolgsquoten von 100 % gibt es bei dieser Tätigkeit nicht. Bei der Kundengewinnung muss man häufig mit Ablehnung rechnen – die richtige Einstellung ist hier von großer Bedeutung und kann selbst einen noch so störrischen Kunden umstimmen. Der Besuchsbericht erfasst, was beim Treffen mit dem Kunden besprochen wurde. Somit werden wertvolle Daten gespeichert, die dem Unternehmen weiterhelfen können. Da Papierdokumente jedoch schnell verloren gehen können, ist es optimal, wenn der Besuchsbericht in digitaler Form erfasst und dann an das CRM übermittelt wird, um die Datenqualität zu gewährleisten.
Digitalisierung des Besuchsberichts
Bei der heutigen Digitalisierung ist es nur sinnvoll, sich auch bei dem Besuchsbericht im Außendienst von analogen Lösungen zu verabschieden. Damit die verschiedenen Berichte ein einheitliches Layout haben, können Unternehmen eine App nutzen, die es den Außendienstmitarbeitern einfacher macht, die wichtigsten Informationen bis ins Detail zu erfassen. Dank der Fülle von Informationen, die in digitalem Format gespeichert wird, können Kunden direkt angesprochen werden. Eine Kundendatenbank im CRM erlaubt es einem Unternehmen, wertvolle Kunden zu identifizieren und die Beziehung zu ihnen besonders intensiv zu pflegen. Besuchsberichte liefern zudem Informationen über potenzielle Kunden und Verkaufsmöglichkeiten.
Vorteile der digitalen Erfassung von Kundendaten
Digital gespeicherte Kundendaten können einfach abgerufen werden und lassen sich in einem Zentralcomputer speichern. Dadurch haben sämtliche Mitarbeiter Zugriff auf diese Daten und können jederzeit wichtige Informationen einsehen. Über das CRM lassen sich Kundenbeziehungen verfolgen, um den Kontakt mit wichtigen Auftraggebern aufrechtzuerhalten. Besonders praktisch ist die Einrichtung von Schnittstellen zu allen Systemen, die von Marketing und Vertrieb genutzt werden, damit alle Daten zentral für alle zugänglich gespeichert werden. Auch das Feedback von bereits existierenden Kunden lässt sich auf diese Art problemlos im CRM speichern und auswerten.
Bei der digitalen Erfassung eines Besuchsberichts sollten genau wie bei der herkömmlichen Vorgehensweise bestimmte Punkte beachtet werden. Informationen wie das Datum des Besuchs, der Name des Kunden sowie die Dauer und das Gesprächsthema sind von großer Bedeutung. Außerdem müssen auch Informationen zum aktuellen Status der Zusammenarbeit sowie zu Vereinbarungen und Empfehlungen festgehalten werden. Wird der Besuchsbericht digital gespeichert, können die Daten in Hinblick auf aktuelle Trends in der Branche oder anhand von Verbesserungsvorschlägen analysiert werden, was die weitere Vorgehensweise bestimmt.
