Wussten Sie, dass nur ein geringer Teil der Messebesucher bereits im Vorfeld plant, mit welchen Ausstellern Geschäfte abgeschlossen werden? Das heißt für werbende Unternehmen, dass der größte Teil der Messebesucher als Neukunden generiert werden kann. Hierbei sind die Vorbereitung und der Ablauf der Messe wichtig. Vor allem die zeitnahe bzw. schnelle Nachbereitung der Messe ist das A und O, um den Erfolg der Messe zu bestimmen und zu analysieren. Nur so können neue Kunden gewonnen werden. Nehmen wir mal an, Sie wären ein potentieller Kunde und müssten Ewigkeiten auf eine Reaktion von dem werbenden Unternehmen warten. Würden Sie sich nach einer Weile nicht vernachlässigt fühlen und an der Kompetenz des werbenden Unternehmens zweifeln? Oft werden Messebesucher erst viel zu spät oder gar nicht von den Ausstellern kontaktiert, da Unternehmen häufig nicht die Zeit finden oder im schlimmsten Fall die Notwendigkeit der Messenachbereitung nicht erkennen.
In den nächsten Schritten wird deutlich, wie aufwendig die Messenachbereitung ist, wie Sie aber durch Anpassungen viel Zeit durch die Digitalisierung des Lead Managements einsparen können.
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4 Tipps, wie Sie Zeit bei der Messenachbereitung einsparen können
1. Achten Sie auf die Vollständigkeit der Besuchsberichte
Eine effiziente Nachbereitung geht mit einem noch effizienteren Ablauf der Messe einher. Sind die Leadbögen nicht vollständig ausgefüllt oder unleserlich, wird die Messenachbereitung umso mehr Zeit in Anspruch nehmen, da im Anschluss der Messe alle Unterlagen manuell vervollständigt und sortiert werden müssen. Solche Probleme lassen sich nicht vermeiden. Daher ist der Einsatz einer digitalen Lösung für das Messe-Lead Management eine bessere Alternative zur analogen Erfassung von Kontaktdaten. Mit solchen Lösungen können Sie Visitenkarten scannen, Leadbögen ausfüllen sowie Gesprächsnotizen digital mitschreiben.
2. Sehen Sie die Datenqualität als das wichtigste Merkmal
Die auf der Messe gesammelten Lead-Informationen, werden in vielen Unternehmen manuell ins CRM-System oder in Excel-Listen übertragen. Dadurch entstehen Tippfehler, Daten werden teilweise unvollständig übertragen oder gar weggelassen, woraus sich eine geringere Datenqualität im CRM ergibt. Durch den Einsatz von digitalen Tools hingegen können die Lead-Informationen automatisch mit dem CRM-System synchronisiert werden.
Vor der eigentlichen Synchronisation können Leads mit digitalen Lösungen qualitativ hochwertiger qualifiziert und validiert werden. Die Qualifizierung ist maßgeblich für Marketing und Vertrieb, da es die Grundlage für die Übergabe der Leads an den Vertrieb liefert. Ein Ansatz ist die BANT-Methode, die eine professionelle Qualifizierung der Leads bietet.
Die BANT-Methode
Nach der BANT-Methode muss ein vertriebsrelevanter Lead folgende Kriterien erfüllen:
B = Budget (Hat der Lead Zugriff auf das Budget? Hat er genug Budget?)
A = Authority (Kann er über das Budget entscheiden oder steht er in engem Kontakt mit dem Entscheider?)
N = Needs (Kann das Produkt, das man anbietet, die Bedürfnisse des Leads befriedigen?)
T = Timeline (Soll die Investition zeitnah erfolgen oder ist er gerade erst in der Evaluationsphase?)
Je nach Grad der Erfüllung kann der Vertrieb dem Lead seine volle Aufmerksamkeit schenken oder die Marketingabteilung kann ihn vorerst weiter mit Informationen versorgen. Damit wird viel Zeit in der Messenachbereitung gespart, da der Vertrieb sich nur auf potentielle Käufer konzentrieren kann. Es existieren bereits Lösungen auf dem Markt, die genau diese Herausforderung bedienen. Marketing Tools, die eine Scoring Komponente beinhalten, sind besonders passend in diesem Fall.
3. Seien Sie effizient und schnell beim Erstkontakt nach der Messe
Nach dem Qualifizieren und Einpflegen der Leads erfolgt der Erstkontakt nach der Messe. Die Leads erhalten in den häufigsten Fällen eine standardisierte Danksagung (Follow-Up) per Mail. Die Danksagung sollte nicht später als 24 Stunden nach der Messe versendet werden. Dies ist in der Praxis ohne eine Digitalisierung des Lead Managements nicht immer möglich, da auch hier die Zeit bis die Danksagungen versendet werden können, von dem Qualifizieren und Einpflegen der Leads (siehe Punkt 2) abhängt. Wenn durch digitale Tools die administrative Arbeit durchgeführt wird, kann also schneller mit den Leads Kontakt aufgenommen und interagiert werden. Mit schnellen und effizienten Bearbeitungsaktionen ist es möglich, die 24h-Regel einzuhalten. Bis dahin sollte jeder Kontakt seine individuellen Informationen und Inhalte der Messe erhalten haben. Danach ist der Vertrieb gefordert, der so schnell wie möglich einen zweiten Touchpoint setzen und einen Folgetermin vereinbaren sollte.
4. Speichern Sie Daten so, dass eine Analyse einfach erstellt werden kann
Abschließend wird der Messeablauf analysiert und zwar in Hinsicht auf die erreichten Ziele, aufgetretenen Schwierigkeiten sowie des Feedbacks der Leads. Hierzu gibt es das Pyramiden-Prinzip. Dieses Prinzip ermöglicht eine Messung des Erfolgs auf drei Ebenen. Um dies zu realisieren, müssen Kennzahlen vorliegen.
Umsatzrelevante Faktoren
Die umsatzrelevanten Faktoren drücken die unternehmerische Leistung aus. Hierbei geht es vor allem um die ökonomischen Ziele. Ein Ziel ist auf alle Fälle die Leadgenerierung. Das bedeutet so viele relevante Kontakte wie möglich sammeln. Wichtig ist auch die Kundenloyalität. Es gilt also herauszufinden, wie viele bestehende Kunden zu einem erneuten Kauf bereit wären. Dementsprechend ist die Frage zu beantworten, wie hoch die Wiederkaufrate eines Messeauftritts ist. Zusammenfassend geht es bei einem Messeauftritt vor allem um den Return of Investment, also um die Frage in welcher Höhe die Ausgaben bei einem Messeauftritt ausfallen werden und in wieweit die Ausgaben in Relation zu den Einnahmen stehen.
Traffic-relevante Faktoren
Die Auswertung der ökonomischen Ziele geht mit der Datenerhebung des Traffics am Messestand einher. Diese Daten müssen schon während des Messeauftritts erhoben werden. Hierbei geht es um Daten wie zum Beispiel die Anzahl der Leads bzw. Anzahl der Gespräche. Daher ist es wichtig, dass bereits während des Messeauftritts eine detaillierte Dokumentation der Gespräche stattfindet.
Des Weiteren gilt es herauszufinden, wie viel Aufmerksamkeit der eigene Messestand tatsächlich bekommt. Anhand der Ausgaben vom Standmaterial, wie z.B. Visitenkarten, Broschüren und Kataloge, lässt sich herausfinden, wie viel davon bei der nächsten Messe benötigt wird. Das selbe gilt für das Messepersonal. Da für diese Auswertungen enorm viel Zeit anfällt und nicht deutlich ist, wie effizient letztendlich die Übergabe von Papierinformationen tatsächlich ist, ist eine Digitalisierung von Vorteil. Mit der Übermittlung von digitalen Informationen kann getrackt werden, auf welche Informationen letztendlich zugegriffen wurde. Des Weiteren werden hier Kosten (Druck von Katalogen u.a.) eingespart, da eine digitale Information einmalig angefertigt wird und dann für jegliche Marketingaktivitäten zur Verfügung steht.
Der Erstkontakt mit den Besuchern kann genutzt werden, um Daten zur Standgestaltung und Standdesign zu erheben. So lässt sich per Standbefragung herausfinden, wie der Stand auf die Besucher wirkt, wie sie ihn sehen und wie sie ihn empfinden. Ebenfalls lässt sich herausfinden, wie zufriedenstellend der Besuch ist. Da bei einer offenen Befragung nicht gerne kritisiert wird, sollten Umfragen anonym gestaltet sein. Hier kann ein digitales Umfragetool eingesetzt werden (z.B. Survey Monkey). Da man sich allerdings im B2B Bereich bewegt und bei den Befragten die Zeit knapp kalkuliert ist, wird vermutlich selten eine solche Umfrage beantwortet. Es sollten zu der Umfrage weitere Anreize gesetzt werden und die Umfrage sollte mit für den Kontakt interessanten Informationen einhergehen.
Besucherrelevante Faktoren
Der Erstkontakt mit den Besuchern kann genutzt werden, um Daten zur Standgestaltung und zum Standdesign zu erheben. So lässt sich per Standbefragung herausfinden, wie der Stand auf die Besucher wirkt, wie sie ihn sehen und wie sie ihn empfinden. Ebenfalls lässt sich herausfinden, wie zufriedenstellend der Besuch ist. Da bei einer offenen Befragung nicht gerne kritisiert wird, sollten Umfragen anonym gestaltet sein. Hier kann ein digitales Umfragetool eingesetzt werden (z.B. Survey Monkey). Da man sich allerdings im B2B Bereich bewegt und bei den Befragten die Zeit knapp kalkuliert ist, wird vermutlich selten eine solche Umfrage beantwortet. Es sollten zu der Umfrage weitere Anreize gesetzt werden und die Umfrage sollte mit für den Kontakt interessanten Informationen einhergehen.
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